Клиент спрашивает: «Как сделать резервную копию в МойСклад?» — а в интерфейсе нет кнопки, как в 1С. Собственник думает, что данные «в облаке — значит сохранены навсегда». Потом сотрудник удаляет позиции в заказе, интеграция с маркетплейсом перезаписывает остатки, или кто-то массово правит номенклатуру — и восстановить «как было вчера» нельзя одним кликом.
МойСклад — облачная система учёта. Инфраструктура у вендора надёжная, но это не заменяет вашу копию данных на своём диске. Особенно если подключены Ozon, Wildberries, Яндекс Маркет, Честный знак или обмен с 1С: чем больше интеграций, тем выше риск порчи учёта, а не «падения сервера».
В этой статье — что реально можно сделать бесплатно, какие приложения из каталога МойСклад дают автоматический архив, и регламент, который мы рекомендуем клиентам после внедрения.
Что получите из статьи
- Понимание, есть ли в МойСклад полный бэкап базы (коротко: нет — но есть обходные пути)
- Пошаговая инструкция бесплатного архива: товары в Excel + все данные в XML
- Обзор платных решений: Архиватор, «Документы на диске», LensSklad
- Правило 3-2-1 для хранения копий
- 7 типичных ошибок и FAQ под поисковые запросы
Важно: «резерв товара» в заказе покупателя — это бронь позиции под клиента, не резервная копия данных. Не путайте термины при разговоре с командой.
Главное: как устроено хранение в МойСклад
| Вопрос | Ответ |
|---|---|
| Есть кнопка «Скачать базу целиком»? | Нет — как файл .1cd в 1С |
| Где живут данные? | На серверах МойСклад (облачная подписка) |
| Кто делает инфраструктурный бэкап? | Вендор — для отказоустойчивости платформы |
| Можете ли вы сами восстановить аккаунт «на вчера»? | Нет — только через свои файлы или сторонние приложения |
| Минимум без бюджета | Ежемесячный экспорт Excel + XML |
Логика простая: вы не копируете «файл базы», а периодически сохраняете снимки — номенклатуру, контрагентов, документы — в файлы, которые лежат у вас.
Бесплатный архив: пошаговая инструкция
Нужны права администратора в МойСклад, 15–20 минут раз в месяц и место для файлов (ПК + облако).
Шаг 1. Экспорт товаров (номенклатура) в Excel
- Товары → Товары и услуги
- Кнопка Экспорт (вверху)
- Дождитесь уведомления → Посмотреть результаты
- Скачать файл
Альтернативный путь к готовому файлу: Меню пользователя → Настройки → Обмен данными → Экспорт → Скачать файл.
Что попадает в файл: все товары, включая архивные; остатки в выгрузке.
Что не попадает: фотографии товаров — их нужно учитывать отдельно, если критичны для сайта или маркетплейсов.
Шаг 2. Полный снимок данных (товары + контрагенты + документы)
Это ближайший аналог «полной копии» среди штатных средств — через формат обмена с 1С. Сама 1С для сохранения файла не нужна — вы просто храните архив XML.
- Меню пользователя → Настройки → Обмен данными → Экспорт
- Экспортировать → 1С:Бухгалтерия
- Настройки:
- Данные: «Все» (или «Справочники» и «Документы» отдельно)
- Период: нужный диапазон (при первом разе — с даты начала работы в МС)
- Организация: ваша (если их несколько — по очереди или все)
- Экспортировать → дождаться завершения → Скачать файл
Получите ZIP с XML. Сохраните как архив учёта — не обязательно загружать в 1С.
Шаг 3. Куда класть файлы (правило 3-2-1)
| Копия | Где |
|---|---|
| 1 | Папка на рабочем ПК или NAS |
| 2 | Облако (Яндекс.Диск, Google Drive) |
| 3 | Вне офиса (флешка у бухгалтера, второй облачный аккаунт) |
Правило 3-2-1: три копии, два разных носителя или формата, одна копия физически вне вашего офиса.
Шаг 4. Регламент (рекомендуем)
| Когда | Действие |
|---|---|
| 1 раз в месяц | Экспорт товаров + экспорт «Все данные» за месяц |
| Перед крупными изменениями | Полный экспорт (новые интеграции, массовый импорт, инвентаризация) |
| После подключения МП, 1С, доставки | Контрольный экспорт на следующий день |
| Раз в квартал | Открыть файл — убедиться, что не битый; проверить дату последнего архива |
Если вы только планируете внедрение — сначала пройдите аудит склада, потом настройте архив с первого месяца работы в МС. Иначе «точки ноль» не будет.
Платные решения из каталога МойСклад
Когда бесплатного экспорта мало: много документов, несколько интеграций, нужны версии документов или автомат без участия человека.
A. Резервное копирование с восстановлением
| Решение | Цена (ориентир) | Суть |
|---|---|---|
| Архиватор (облако) | 2 000 ₽/мес | Версии документов в реальном времени, хранение 90 дней |
| Архиватор (свой сервер) | от 18 000 ₽ лицензия | 57 сущностей раз в сутки, JSON на ваш сервер |
| Разовая полная копия (УЧЕТ.ОРГ) | 10 900 ₽ разово | PDF + JSON + картинки товаров с начала работы |
Разработчик УЧЕТ.ОРГ — support@am4u.ru. Восстановление выборочное; сложные кейсы — через поддержку (по тарифу разработчика).
Когда брать: после запуска маркетплейсов и нескольких приложений — риск «сломали документ интеграцией» выше, чем у «голого» склада.
B. Архив печатных форм (PDF)
Документы на диске — ~500 ₽/мес. Автоматически сохраняет PDF всех документов на Яндекс.Диск.
Подходит для бухгалтерии и «юридического» архива. Не заменяет восстановление учёта в МойСклад — только копии печатных форм.
C. Экспорт как зеркало данных (аналитика)
| Решение | Назначение |
|---|---|
| LensSklad | 200+ таблиц → PostgreSQL, real-time; изначально для аналитики |
| Выгрузка цен и остатков в файл | Товары, остатки, маркировка → Excel, FTP, БД |
| Выгрузка заказов | Заказы → файлы, Google Sheets, MySQL |
| Выгрузка в Google Таблицы | Заказы, платежи, приёмки |
LensSklad — по сути зеркальная копия данных у вас в базе. Откатить МойСклад «одной кнопкой» из PostgreSQL нельзя — нужен разработчик или ручная работа через API.
D. Это не резервная копия
| Название в МС | Что это на самом деле |
|---|---|
| Резервы по товарам (приложение) | Аналитика: в каких заказах зарезервирован товар |
| Резерв в заказе | Бронь со склада под покупателя |
| Интеграция с 1С | Синхронизация учёта, не архив |
| Отчёты в Excel | Срез данных, не полный снимок базы |
Что выбрать: таблица решений
| Ваша задача | Решение |
|---|---|
| Бесплатно, минимум усилий | Ежемесячный Excel + XML (раздел выше) |
| Страховка от ошибок людей и интеграций | Архиватор облачный, 2 000 ₽/мес |
| Полный контроль, свой сервер | Архиватор на сервер |
| Снимок «точка ноль» перед аудитом / сменой интегратора | Разовая полная копия, 10 900 ₽ |
| PDF всех накладных для бухгалтерии | Документы на диске, 500 ₽/мес |
| Аналитика + копия в своей БД | LensSklad |
Минимум для любого бизнеса на МойСклад: регламент бесплатного экспорта. Платный архив — когда в системе уже не один человек и не одна интеграция. Это пересекается с 10 ошибками внедрения: двойной учёт и «настроили МП кнопкой» без регламента — типичный путь к потере данных.
Практический сценарий
Было: интернет-магазин + Ozon FBS, три менеджера, MPsklad и модуль доставки. Кладовщик случайно очистил позиции в 40 заказах за выходные (массовое действие в списке). В понедельник — хаос: что отгружать, что уже списано, что ушло на МП.
Сделали: подключили Архиватор (облако), плюс ежемесячный XML-экспорт на Яндекс.Диск. При инциденте поддержка УЧЕТ.ОРГ восстановила выборочно документы на пятницу 18:00. Параллельный Excel-архив номенклатуры помог сверить артикулы после правок.
Итог: простой на 4 часа вместо «пересобирать неделю из переписки и Excel». Стоимость архива 24 000 ₽/год — дешевле одного дня простоя склада при FBS.
[Пример типовой ситуации на проектах CRMHUB; цифры и сроки восстановления зависят от тарифа и объёма документов.]
Нужно выстроить архив до инцидента, а не после — получите диагностику: оценим интеграции и предложим регламент под ваш сценарий (МП, 1С, производство).
7 типичных ошибок
-
Думать, что «облако = мой бэкап» — у вендора отказоустойчивость платформы, у вас — отдельная задача сохранить свою копию.
-
Только Excel с товарами — без XML не восстановите документы (отгрузки, приёмки, заказы).
-
Не делать экспорт перед подключением интеграции — после сбоя не с чем сравнивать «как было».
-
Хранить одну копию на том же ПК, где работают — сгорел диск или вирус-шифровальщик добрался до файлов — архива нет.
-
Путать PDF на диске с техническим бэкапом — «Документы на диске» не вернёт проведённые документы в учёт.
-
Не проверять файлы — раз в полгода обнаруживают битый ZIP или пустой экспорт.
-
Отдавать экспорт «кому-нибудь из команды» без админа — при увольнении администратора доступ к архиву теряется вместе с аккаунтом.
FAQ
МойСклад сам делает резервную копию для клиента?
Данные хранятся на инфраструктуре МойСклад. Скачать полный бэкап и самостоятельно восстановить весь аккаунт — нельзя. Свою копию создаёте вы: экспорт или приложение из каталога интеграций.
Как сделать резервную копию в МойСклад бесплатно?
Два действия раз в месяц: Товары → Экспорт (Excel) и Настройки → Обмен данными → Экспорт → 1С:Бухгалтерия → Все данные (XML). 1С для сохранения файла не нужна.
Можно ли восстановить всё одной кнопкой?
Нет. Даже платный Архиватор восстанавливает выборочно (документ, версия, дата) или через поддержку разработчика. Полный «откат аккаунта на вчера» штатно недоступен.
Excel-экспорт — это полная резервная копия?
Нет. Это снимок номенклатуры (без фото). Документы и контрагенты — через XML-экспорт или платный архив.
Чем отличается резерв товара от резервной копии?
Резерв товара — бронь позиции на складе под заказ покупателя. Резервная копия — сохранённый файл или архив всех данных учёта. Разные функции, разные слова.
Что будет, если перестать платить за МойСклад?
Доступ к аккаунту блокируется по правилам тарифа. Заранее сохранённые файлы на вашем диске или в облаке останутся у вас.
Кто может делать экспорт?
Пользователь с правами администратора. Заложите в регламент: архив делает владелец или назначенный админ, не «любой менеджер».
Сколько стоит автоматический архив?
Архиватор (облако) — от 2 000 ₽/мес; Документы на диске — от 500 ₽/мес; LensSklad — от 1 200 ₽/мес (тарифы уточняйте на страницах приложений). Бесплатный путь — только ручной экспорт.
Нужен ли архив, если уже есть 1С?
Да, если операционка в МойСклад, а 1С — бухгалтерия. Обмен не заменяет архив: ошибка в МС может уйти в 1С. Делайте XML-экспорт из МС и регламент обмена — см. обмен МойСклад и 1С.
Когда подключать платный Архиватор?
Когда ≥2 интеграций (маркетплейсы, доставка, CRM, сайт), ≥2 пользователей в МС и идёт активная настройка. На этапе «только завели номенклатуру» достаточно бесплатного регламента.
Итог
Резервная копия в МойСклад — это не одна кнопка, а регламент: Excel + XML каждый месяц, три места хранения, полный экспорт перед рискованными изменениями. Для автоматизации и версий документов — Архиватор или аналог из каталога. Для PDF документов — Документы на диске. Не путайте с резервом товара в заказе.
Если внедряете МойСклад с нуля или уже «горит» после интеграции — запишитесь на диагностику. Разберём ваш стек (МП, 1С, связку с CRM), настроим архив и чек-лист до запуска. Ориентир по часам внедрения — в стоимости проекта и пакетах на главной.
Автор: Кирилл Титов, CRMHUB — партнёр МойСклад и Битрикс24. 17 лет в складе и операционных процессах.