Перед переносом или массовой правкой данных МойСклад собственник хочет иметь возможность вернуть прежнее состояние. Файл с товарами помогает, но может не содержать документы, связи и вложения.
Для МойСклад важно разделять сохранность облачного сервиса, собственный архив и проверенное восстановление данных. Это разные задачи, и одна выгрузка не подтверждает все три.
Что известно о сохранности сервиса
МойСклад описывает резервирование данных на официальной странице преимуществ. Это защита инфраструктуры сервиса. Она не равна гарантии, что клиент может самостоятельно вернуть аккаунт на любую выбранную дату после своей ошибки.
До выбора способа резервного копирования уточните у поддержки, какие данные, за какой период и в каких случаях можно восстановить.
Как составить свой архив
Перечислите данные, которые важны компании: товары, контрагенты, документы, связи, настройки и файлы. Для каждого выберите поддерживаемый способ сохранения и проверки.
- Табличная выгрузка помогает сохранить отдельные справочники и отчёты.
- PDF сохраняет внешний вид документа, но не обязательно его структуру и связи.
- Приложение архивирования или собственный обмен требует проверки состава, ограничений и восстановления.
Файл XML или архив может содержать только часть данных. Проверьте, какие документы, связи и вложения в него входят и каким способом их можно восстановить.
Проверка восстановления
- Сохраните выбранные данные и описание даты, состава и способа выгрузки.
- Проверьте, открываются ли файлы и нет ли очевидных пропусков.
- В согласованной тестовой среде восстановите небольшой набор.
- Сверьте количество, поля, документы и связи.
- Запишите, что восстановилось, что осталось вне копии и какие действия нужны вручную.
Учебная ситуация: каталог товаров сохранён, а историю отгрузок восстановить из него нельзя. Такая выгрузка полезна, но не является возвратом всего учёта.
Ограничения и безопасность
Не проверяйте восстановление массовым импортом в рабочий аккаунт. Архив может содержать персональные и коммерческие данные: назначьте доступ, место хранения и срок согласно правилам компании.
Ограничьте права массового удаления и сохраняйте данные перед существенными изменениями. Для удаления отдельных документов существует отдельный порядок восстановления; он не заменяет проверенную копию всего аккаунта.
См. выбор интегратора и переход с Excel.