Поставщик прислал УПД в Диадок. Кладовщик принимает товар по бумажной накладной «на глаз». Бухгалтер проводит тот же документ в 1С. Через неделю в Честном знаке коды «на балансе», в МойСклад — остаток без кодов, в 1С — третья версия количества. Спор не про программу. Спор про то, что электронный документ живёт отдельно от склада.
ЭДО в МойСклад — это не «поставить галочку и забыть». Это контур: входящий УПД → приёмка → остаток; исходящая отгрузка → УПД контрагенту. Пока эти два конца не замкнуты, маркировка, сверка с 1С и претензии поставщику разбираются вручную.
Ниже — как собрать этот контур: куда ставится Диадок или СБИС, как из УПД сделать приёмку и из отгрузки — исходящий документ. Оператора обычно уже выбрал контрагент или бухгалтер — второй кабинет «на всякий случай» не ставьте.
| Задача | Куда |
|---|---|
| Поставить решение | Войти администратором → меню пользователя → Решения → раздел ЭДО → карточка Диадок или СБИС → Установить |
| Входящий УПД | Решение ЭДО → входящие → сопоставить номенклатуру → приёмка → провести. Остаток появляется после проведения, не после «файл открыли в Диадоке» |
| Исходящий УПД | Сначала провести отгрузку в МойСклад, потом документ в оператора из виджета решения |
| Не путать с SMS-подписью | Подпислон — договоры, не УПД поставщику |
Что получите
- Разницу между ЭДО, простой электронной подписью и кабинетом Честного знака
- Подтверждённый путь установки решения из каталога МойСклад
- Порядок входящего УПД и исходящей отгрузки
- Что проверить, если документ «ушёл в черновик», а склад пустой
- 7 типичных ошибок и FAQ под живые формулировки поиска
Подпись договоров по SMS — другая задача, см. электронную подпись через Подпислон. Маркировка на складе — в статье Честный знак и МойСклад. Здесь только обмен документами с контрагентами.
Три вещи, которые путают со складом
| Контур | Что делает | Чего не делает |
|---|---|---|
| Оператор ЭДО (Диадок, СБИС и аналоги) | Юридически значимый обмен УПД, счетами, актами, ТОРГ-12 | Не считает ячейки и не резервирует SKU |
| МойСклад | Приёмка, отгрузка, остаток, связь с заказом | Не заменяет кабинет оператора и не «легализует» бумагу задним числом |
| 1С | Регламентированный учёт, НДС, закрытие месяца | Не должна быть вторым независимым вводом того же УПД |
Пока оператор, склад и бухгалтерия живут тремя ручными контурами, собственник видит одно и то же: «в Диадоке документ есть, в МойСклад приёмки нет». Обычно живёт только кабинет бухгалтера.
Простая электронная подпись по SMS закрывает договоры и согласия с физлицами. Она не заменяет ЭДО с оптом и поставщиками. Честный знак принимает коды, в том числе из УПД, но сам по себе не создаёт приёмку в МойСклад.
Кому это уже нужно
- Опт и производство: контрагенты требуют УПД, а не скан бумаги из WhatsApp.
- Маркированные группы: входящий УПД — источник кодов, не «наклейка с телефона».
- Связка с 1С: один ввод на складе, бухгалтерия принимает документ, а не набивает его заново. Схему ролей — в статье МойСклад и 1С.
- Несколько юрлиц в одном аккаунте МойСклад: отгрузки от разных организаций.
Если входящих УПД единицы в месяц и бухгалтер уже проводит их в 1С, а склад живёт отдельно — сначала решите, где первичка. Иначе решение ЭДО просто добавит четвёртое окно.
Что есть в МойСклад «из коробки»
Отдельной кнопки «подключить любой ЭДО разом» в настройках компании нет. Обмен идёт через решения из каталога. Актуальные карточки смотрите в каталоге МойСклад: у Диадока — решение вроде «Интеграция с ЭДО Диадок», у СБИС — отдельное решение в том же каталоге. Названия и вендоры приложений меняются; ориентир — раздел ЭДО, не слухи из чата.
По карточке решения Диадок (каталог МойСклад, вендор Yooogi) из МойСклад можно:
- создавать, подписывать и отправлять документы, не выгружая файлы руками;
- работать с УПД статусов 1 и 2, счетами, актами, счетами-фактурами, ТОРГ-12 и неформализованными файлами;
- создавать документы на основании отгрузки, заказа покупателя, счёта покупателю и возврата поставщику;
- принимать входящие УПД и счета в приёмку;
- сопоставлять номенклатуру при импорте или создавать карточку, если пары нет;
- видеть статусы: отправка, подпись, отказ, аннулирование;
- передавать данные маркировки и прослеживаемости: Честный знак, РНПТ, ГТД.
Решение СБИС в каталоге решает более узкую задачу: отправка документа из отгрузки в СБИС, дальше документ оказывается в черновиках оператора. Не ждите от разных приложений одинаковой глубины входящего импорта.
Тарифы самого оператора и лицензии API — на стороне Диадока / СБИС. В карточке решения Диадок указано, что на тарифах МойСклад «Плюс», «Про» и «Бизнес» лицензия API Диадок уже входит для указанного числа организаций. Сверяйте актуальную карточку: цифры и пакеты меняются.
Подготовка до установки
- Кабинет у оператора, с которым уже работают ваши поставщики или бухгалтер. Не ставьте второй Диадок «потому что интегратор так привык», если все контрагенты в СБИС.
- Квалифицированная подпись и рабочее место, если подписываете из браузера. В инструкции решения Диадок для подписи указаны КриптоПро CSP 5.0, плагин КриптоПро ЭЦП и расширение CAdES; браузеры — линейки Chromium и Яндекс.Браузер. Если КриптоПро на этом компьютере нет, в той же инструкции остаётся сценарий: документы уходят черновиками в Диадок, приёмки делать можно.
- В МойСклад заведены организации, склады и хотя бы базовая номенклатура. Иначе входящий УПД создаст кучу новых карточек с чужими артикулами.
- Правило, кто сопоставляет товар: кладовщик, товаровед или бухгалтер. Без хозяина сопоставления приёмка «разъедется» за две недели.
Пункты 1–2 чаще пропускают. Потом звонят: «поставьте ЭДО». Поставить решение можно за вечер. Закрыть оборот с контрагентами — нет, пока нет кабинета и подписи.
Пошагово: установка решения
Путь подтверждён инструкциями решений, не догадкой по «типичному меню».
- Войдите в МойСклад под администратором.
- Откройте меню пользователя → Решения.
- Найдите подраздел ЭДО или карточку нужного оператора (Диадок / СБИС).
- Откройте карточку → Установить. Установка означает согласие с офертой и тарифами решения. У Диадок-решения в инструкции заявлен тестовый период 14 дней с момента установки — сверяйте карточку на дату установки.
- Перейти в решение / Настроить.
- Для Диадока: раздел настроек Аккаунты Диадок → наименование аккаунта (только внутри решения) → Подключить аккаунт → вход в Диадок → Разрешить доступ к организации.
Если кнопок «Решения» не видно — у сотрудника нет права ставить приложения. Не чините это токеном директора в чате подрядчику.
После подключения не отгружайте «на пробу» боевому клиенту. Сначала один входящий УПД от своего поставщика и одна исходящая отгрузка на тестового контрагента или на минимальную сумму.
Пошагово: входящий УПД → приёмка
- Поставщик отправил УПД в ваш ящик оператора.
- В решении ЭДО откройте входящие. Проверьте организацию-получателя: при нескольких юрлицах документ легко приземлить «не туда».
- Сопоставьте строки УПД с карточками МойСклад. Не создавайте новую карточку на каждую поставку, если это тот же SKU с другим названием у поставщика.
- Создайте приёмку из УПД. Количество в приёмке = количество в УПД, не «сколько влезло на палету по оценке кладовщика».
- Если товар маркированный — коды из УПД должны попасть в контур Честного знака, а в МойСклад приёмка идёт со сканом. Расхождение «в УПД 120, на палете 118» — стоп, не на полку. Подробнее — Честный знак и МойСклад.
- Проведите приёмку. Остаток появляется только после проведения, не после «файл открыли в Диадоке».
Бумажная накладная в машине не отменяет УПД. Если кладовщик принял по бумаге, а бухгалтер потом проведёт УПД ещё раз — получите двойной приход. Правило одно: один входящий документ — одна приёмка.
Пошагово: отгрузка → исходящий УПД
- Соберите и проведите отгрузку в МойСклад. ЭДО не заменяет сборку: если отгрузили не то, УПД уедет с ошибкой юридически чисто.
- В виджете решения создайте документ в оператора на основании отгрузки (заказ и счёт — если так заведён ваш регламент, не «на всякий случай все сразу»).
- Проверьте организацию-отправителя, контрагента, суммы, маркировку.
- Подпишите и отправьте. Если КриптоПро на этом рабочем месте нет — документ уйдёт черновиком в кабинет Диадока, подпись сделает тот, у кого рабочее место настроено.
- Дождитесь статуса у контрагента. «Отправили файл на почту» — это не ЭДО.
Возврат поставщику в карточке Диадок-решения тоже может быть основанием документа. Не путайте его с возвратом покупателя: разные основания, разные стороны в УПД.
Практический пример
Профиль: опт продуктов с маркировкой, бухгалтер уже в Диадоке, склад бьёт приёмку руками по бумаге.
Было: УПД закрывает бухгалтер в 1С. Кладовщик заводит приёмку «как в машине». Раз в месяц ищут, почему остаток и коды не сходятся. Исходящие УПД собирают из Excel и загружают в кабинет оператора отдельно.
Сделали: решение Диадок в МойСклад, один служебный сценарий «входящий УПД → приёмка», исходящие только из проведённой отгрузки. Сопоставление номенклатуры — на товароведе, не на смене. 1С принимает документы из МойСклад, не наоборот.
Итог типового контура: меньше двойного ввода и понятный разбор претензии «в УПД одно, на складе другое». Цифры «до / после» по конкретной компании здесь не ставим — без разбора базы это угадайка.
Не видите, где у вас первичка — в Диадоке, в 1С или в приёмке? Разберём контур за 15 минут.
Типичные ошибки
- Ставить решение, пока нет кабинета у оператора. Интеграция не создаёт юридический ящик. Сначала договор с Диадоком или СБИС.
- Считать Подпислон заменой ЭДО. SMS-подпись — для других документов. Опт и поставщики идут через оператора.
- Принимать по бумаге и повторно по УПД. Двойной приход. Один документ — одна приёмка.
- Создавать новую карточку на каждую строку УПД. Через квартал один SKU живёт в пяти карточках, остатки врут.
- Отправлять УПД до сборки. Документ уехал, на складе ещё пересорт. Сначала отгрузка, потом ЭДО.
- Отдать токен администратора подрядчику «чтобы настроил ЭДО». Для установки решения нужен вход администратора, не ключ API в чате. Про ключи — токен МойСклад.
- Ждать, что СБИС-приложение умеет всё то же, что Диадок-решение. Смотрите карточку конкретного приложения. Разный вендор — разная глубина входящих.
FAQ
Нужно ли ЭДО, если есть МойСклад?
МойСклад считает склад. ЭДО подтверждает обмен с контрагентом. Без оператора вы можете вести остатки и всё равно получать претензии «документа нет» и ломать маркировку на входе.
Диадок или СБИС — что выбрать?
Тот оператор, с которым уже работают ваши поставщики и бухгалтер. Второй кабинет «на всякий случай» удваивает сверки. МойСклад подключается решением из каталога к уже выбранному ящику.
Можно ли подписать УПД без КриптоПро на складе?
По инструкции Диадок-решения — да, в сценарии черновиков: документ создаётся из МойСклад, подпись ставит тот, у кого настроено рабочее место. Приёмки при этом делать можно. Не обещайте кладовщику «будет подписывать с планшета», пока это место не проверено.
ЭДО заменяет Честный знак?
Нет. УПД может нести коды. Вывод из оборота и баланс кодов — контур ГИС МТ. МойСклад в этой цепочке — движение товара.
Почему входящий УПД есть, а остатка нет?
Документ открыли в кабинете оператора, но приёмку в МойСклад не создали или не провели. Либо приёмка ушла на другую организацию / склад.
Можно ли оставить ЭДО только в 1С, а склад без него?
Можно. Цена — двойной ввод и расхождения. Если склад — основной источник отгрузок, исходящий УПД логичнее выпускать из МойСклад. Если бухгалтерия твёрдо ведёт первичку в 1С — так и зафиксируйте, не делайте третий контур «на складе тоже отправим».
Сколько занимает запуск?
Узкий контур (кабинет есть, одно юрлицо, номенклатура заведена): установка и два контрольных документа — часто часы, не недели. Если нет кабинета, подписи, сопоставления и маркировки — сначала это, не виджет.
Что делать с неформализованными PDF?
Карточка Диадок-решения обещает отправку неформализованных файлов. Это не замена УПД для маркировки и НДС. Неформализованный файл не чинит приёмку кодов.
Что сделать на этой неделе
- Спросить бухгалтера: Диадок, СБИС или оба — и какое юрлицо в каком ящике.
- Поставить одно решение из меню пользователя → Решения → ЭДО, не три «на тест».
- Провести один входящий УПД до проведённой приёмки и одну исходящую отгрузку до статуса у контрагента.
- Запретить бумажную приёмку «мимо» УПД по маркированным позициям.
Если на шаге 3 документ зависает в черновике или приёмка не бьётся с кодами — это уже настройка контура, не «ещё одно приложение». Диагностика 15 минут.