Поставщик прислал электронную накладную, но склад принял другое количество. Бухгалтер подписал документ, а в МойСклад осталась ещё одна версия поставки. Электронный обмен убрал бумагу, но не согласовал фактическую приёмку.
ЭДО — электронный документооборот — должен быть связан с действиями склада. Получить документ, принять товар и подписать сведения о поставке — разные шаги с разными ответственными.
Какие решения нужны собственнику
Назначьте, кто проверяет товар и кто подписывает документ. Определите, где хранятся расхождения и как их согласуют с поставщиком. Для исходящей отгрузки договоритесь, какой документ считается основанием и где отслеживают принятие покупателем.
Диадок и СБИС, который также использует бренд Saby, — сервисы операторов ЭДО. Состав работы с МойСклад зависит от конкретного приложения. Возможность отправить отгрузку не доказывает поддержку входящих документов, исправлений и всех операций маркировки.
Как проверить подключение
- Подтвердите организацию, электронную подпись и необходимые права сотрудников.
- Проверьте сопоставление контрагентов, товаров и единиц измерения.
- Получите тестовый входящий документ и сравните с фактической поставкой.
- Проверьте частичную приёмку или расхождение: программа должна позволять выполнить согласованный порядок, а не скрывать разницу.
- Отправьте исходящий документ из проверенной отгрузки.
- Проследите статусы обработки, подписи и ошибки. Повторная отправка не должна незаметно создавать дубли.
Если используются маркированные товары, добавьте отдельную проверку кодов и обязанностей по товарной группе.
Ограничения
Не подписывайте сведения, которые не подтверждены ответственным сотрудником. При смене оператора или приложения проверяйте совместимость форматов и сценариев. Для бухгалтерского отражения может сохраняться отдельная передача в 1С.
В каталоге МойСклад описано конкретное решение отправки документов в СБИС; другие задачи нужно сверять с документацией выбранного приложения.
Готовность — совпадение принятого количества, документа и учёта, а также понятная обработка отказа и исправления. Наличие установленного приложения само по себе этого не подтверждает.
См. МойСклад и 1С и Честный знак.