Клиент заказал модель А — отгрузили B. В учёте 120 штук, на полке 98. Маркетплейс принял заказ, кладовщик говорит «этого артикула нет», менеджер вручную правит Excel. Знакомо?
Пересортица — это не «кладовщик невнимательный». Это симптом: учёт, физический склад и процессы отгрузки живут отдельно. Пока не закроете причину, инвентаризация раз в год будет просто фиксацией хаоса.
Разбираем 7 главных причин пересортицы и как закрыть их в МойСклад — с регламентом, чтобы не откатываться через два месяца.
Что такое пересортица в учёте
| Тип | Что произошло |
|---|---|
| Количественная | Остаток в системе ≠ факт на полке |
| Качественная (пересорт) | Списали/отгрузили не тот SKU (похожая упаковка, артикул) |
| Скрытая | Цифры сходятся, но товар лежит не на том складе / ячейке — сборка срывается |
Для собственника пересортица = деньги: штрафы МП, срыв отгрузок, лишние закупки, «мёртвый» неликвид, который никто не видит.
Сколько это стоит в деньгах
Быстрая оценка ущерба за месяц:
Потери ≈ Штрафы МП + (Число пересортов × средний чек) + Неликвид "потерялся" + Часы менеджера на ручные сверки × ставкаНа складе от 100 SKU с пересортицей «каждую неделю» это обычно 20 000–150 000 ₽ в месяц — без учёта репутационных потерь: маркетплейсы снижают рейтинг за отмены и просрочки, а это удар по показам карточек.
7 причин пересортицы
1. Учёт в Excel и «в голове кладовщика»
Параллельно с МойСклад (или вместо него) ведут таблицу. Excel обновляют раз в неделю, отгрузки идут каждый день — разрыв неизбежен.
Признак: «в системе одно, на полке — как договорились в WhatsApp».
Быстрая мера: назначить дату, с которой Excel для остатков закрывается полностью — не «постепенно», а конкретным числом.
2. Нет адресного хранения и маркировки
Похожие коробки без этикеток, SKU не сканируют — кладовщик берёт на глаз.
Признак: ошибки на товарах одной линейки (размер, цвет, фасовка).
Быстрая мера: зонально разметить стеллажи и распечатать штрихкоды хотя бы на топ-20% SKU по обороту — это закроет большую часть ошибок.
3. Отгрузка без сканирования и сверки
Собрали заказ «по памяти», не сверили с документом, не провели отгрузку в МС в момент факта.
Признак: вечером «докручивают» документы под то, что уже уехало.
Быстрая мера: ввести правило «нет документа — нет отгрузки», даже без сканера — сверка по бумажному листу лучше, чем ничего.
4. Несколько складов / каналов без резервов
Ozon, WB, опт, розница — один физический остаток, резервов нет. Продали на двух каналах последнюю штуку.
Признак: пересортица «всплывает» в пик заказов с маркетплейсов.
Быстрая мера: включить резерв под заказ хотя бы на самом проблемном канале — обычно это закрывает большинство перепродаж.
5. Приёмка без проверки
Приняли поставку не сверив количество и SKU с накладной. Ошибка поставщика стала вашей пересортицей.
Признак: расхождения обнаруживают при первой отгрузке новой партии.
Быстрая мера: сверка по накладной до проведения приёмки — обязательный шаг, расхождение оформляется актом сразу, а не «постфактум».
6. Возвраты и брак не оформлены
Возврат с МП лежит на полке, в учёте не оприходован. Или брак списали «молча», без документа.
Признак: «лишние» штуки без объяснения или вечный минус по SKU.
Быстрая мера: документ на возврат — в день физической приёмки, без исключений «разберёмся позже».
7. Инвентаризация «для галочки» без разбора причин
Раз в год нашли −500 000 ₽ — списали на потери, не исправили процесс. Через квартал снова то же.
Признак: после инвентаризации цифры ровные 2 недели, потом снова плывут.
Быстрая мера: по каждому крупному расхождению фиксировать причину (пересорт, приёмка, возврат, отгрузка) — без этого инвентаризация лечит симптом, а не причину.
Если узнали 3+ пункта — диагностика склада за 15 минут: покажем, с чего начать, без «внедрения на полгода».
Как закрыть пересортицу в МойСклад: пошаговый план
Этап 1. Зафиксировать факт (1–3 дня)
- Инвентаризация на FBS/основном складе — документ «Инвентаризация» в МойСклад.
- Зафиксировать излишки и недостачи по SKU — не одной суммой «в потери».
- Для топ-20 расхождений — разбор: пересорт, непроведённая отгрузка, возврат, ошибка приёмки.
Без фиксации факта вы «настраиваете процесс» вслепую.
Этап 2. Один источник правды (3–5 дней)
- Запрет параллельного Excel для остатков (жёстко: кто ведёт — только МС).
- Любое движение = документ в МойСклад: приёмка, отгрузка, перемещение, списание, возврат.
- Разделить склады (FBS, FBO, брак, карантин) — не смешивать в одной куче.
См. 5 признаков, что пора внедрять МойСклад.
Этап 3. Адресное хранение и сканирование (1–2 недели)
- Ячейки (хотя бы зонально: стеллаж-полка) — Справочники → Склады → ячейки.
- Штрихкоды на товар и ячейку — печать из МойСклад.
- Сборка заказа — скан SKU + сверка с заказом покупателя / заданием на отгрузку.
- Сверка комплектации перед проведением отгрузки.
Путь: Заказы → Заказ покупателя → Собрать → Отгрузка (со сканером).
Этап 4. Резервы под каналы (2–3 дня)
- Подключить маркетплейсы или вести заказы в МС вручную — но с резервом.
- Формула доступного: остаток − резерв − неснижаемый (см. инструкции Ozon и WB в блоге).
- Неснижаемый остаток для ходовых SKU — буфер против перепродаж.
Пример: на складе 20 штук SKU, продаёте на Ozon и WB без общего резерва. Оба канала «видят» все 20 — в пике продали 12+11 = 23, из них 3 отгрузить нечем. С резервом система сама уменьшает «доступно» на каждом канале при поступлении заказа с любого из них — перепродажа технически невозможна.
Этап 5. Регламент приёмки и возвратов (1 день + обучение)
Приёмка:
- Сверка количества и SKU с накладной до проведения.
- Расхождение — акт, не «потом поправим».
Возвраты:
- В день приёмки — документ «Возврат покупателя» / оприходование.
- Закупочная не ноль — иначе ломается себестоимость.
Этап 6. Ежедневный и еженедельный контроль
| Ритм | Что смотреть | Время |
|---|---|---|
| Ежедневно | Заказы «к отгрузке» и факт проведённых отгрузок | 10 мин |
| Ежедневно | Топ-10 SKU: отрицательный «доступно» | 5 мин |
| Еженедельно | 5 случайных отгрузок — скан + документ | 20 мин |
| Ежемесячно | Выборочная инвентаризация 20 SKU | 1–2 ч |
Этап 7. Ответственный и KPI
- Ответственный за складской учёт — один человек, не «все понемногу».
- KPI: % расхождений при выборочной инвентаризации, количество пересортов (рекламации), время закрытия инвентаризации.
Практический пример
Опт + Ozon, ~200 SKU, пересортица «каждую неделю».
Было:
- сборка без сканера;
- возвраты Ozon на полке, в МС — нет;
- два менеджера правили остатки в Excel.
Сделали за 2 недели:
- Инвентаризация + разбор топ-30 расхождений.
- Ячейки на FBS-зоне, штрихкоды на топ-80 SKU.
- Сборка только через заказ в МС + скан.
- Регламент возвратов (1 страница).
Итог: рекламации «не тот товар» −70% за первый месяц, расхождение при выборочной инвентаризации с ±12% SKU до ±3%.
Типичные ошибки при «борьбе с пересортицей»
- Только инвентаризация — без сканирования и резервов.
- Наказали кладовщика — не исправили процесс.
- Списали всё в потери — не разобрали причины по SKU.
- Внедрили ячейки — но отгрузка всё равно «с колена».
- Подключили МП — без резерва и регламента возвратов.
- Ждут идеального WMS — годами в Excel, пока «не вырастут».
Когда хватит Excel, а когда — МойСклад
| Ситуация | Excel |
|---|---|
| до 30 SKU, 5 заказов/день, один кладовщик | терпимо |
| 50+ SKU, маркетплейсы, 2+ человека на складе | уже нет |
| производство + склад | только система |
Пересортица растёт не линейно с ассортиментом: на 50+ SKU и нескольких каналах ошибка становится вероятной на каждой десятой отгрузке, если процесс держится на памяти кладовщика, а не на документах и сканировании.
FAQ
Чем пересортица отличается от недостачи?
Недостача — меньше, чем в учёте. Пересорт — отгрузили другой товар; количество может сходиться, клиент недоволен.
Как провести инвентаризацию в МойСклад?
Склад → Инвентаризация → выбор склада → ввод фактических остатков (или через ТСД) → проведение → оприходование излишков / списание недостач.
Нужны ли ячейки для борьбы с пересортицей?
Не обязательно с первого дня на весь склад. Начните с зоны FBS / ходовые SKU — 80% ошибок там.
Как связаны пересортица и маркетплейсы?
Перепродажа → срочная замена SKU → пересорт «что нашли». Резервы и синхронизация остатков — обязательны.
Можно ли закрыть пересортицу без остановки отгрузок?
Да. Выборочная инвентаризация по зонам ночью/в выходные, ввод поэтапно — не «стоп склад на 3 дня».
Кто виноват — кладовщик или система?
В 80% случаев процесс: нет скана, двойной учёт, нет резервов. Давление на человека без регламента — временная мера.
Сколько времени занимает наведение порядка?
Малый склад (до 100 SKU): 1–2 недели. 200+ SKU + МП: 3–6 недель. Плюс 15 мин/день дисциплины.
Как проверить, что пересортица не вернулась?
Еженедельная выборочная инвентаризация 20 SKU, рекламации «не тот товар», отчёт отрицательных остатков (должен быть нулём).
Пересортица съедает маржу? Получите диагностику — разберём склад и скажем объём работ в часах.
Читайте также:
Автор: Кирилл Титов, CRMHUB — партнёр МойСклад и Битрикс24. 17 лет в складе и операционных процессах.