Склад говорит, что товар есть, менеджер уже обещал его клиенту, а в МойСклад другое количество. Пока сотрудники спорят о цифре, заказ приходится переносить.
Порядок начинается с проверяемого участка работы. Не нужно сразу исправлять весь каталог: выберите товары, по которым расхождения мешают продажам, и восстановите их движения.
Что выбрать для первой проверки
Возьмите ходовые позиции, похожие варианты и товары с частыми возвратами. Количество выборки должно позволять проверить каждую строку.
Назначьте одного ответственного за разбор, время сравнения и правила движения во время пересчёта.
Три источника для сверки
Полка: фактическое количество, состояние и место товара.
Документы: приёмка, перемещение, отгрузка, возврат и списание.
Отчёт: итог МойСклад по той же позиции, складу и моменту.
Проверьте единицы измерения и варианты. Упаковка из нескольких единиц может выглядеть как недостача, если сравнивать коробки и штуки.
Порядок действий
- Зафиксируйте исходное расхождение.
- Найдите событие, после которого возникла разница.
- Подтвердите ошибку документом или повторным пересчётом.
- Согласуйте исправление.
- Измените правило работы: кто и когда оформляет операцию.
- Повторите контроль на той же выборке и добавьте следующий участок.
Учебная ситуация: приёмку отражают вечером, а отгружают утром. Подгонка остатка не исправляет задержку документа. Нужен порядок регистрации прихода до использования запаса.
Когда нужна дополнительная настройка
Если сотрудники повторно переписывают заказы, путают этикетки или не видят резерв, проверьте обмен и работу сканера. Если товар физически трудно найти — адреса хранения. Решение выбирают по найденной причине.
Ограничения и результат
Одно изменение общей цифры не подтверждает порядок. Если товар продолжает двигаться без документов, расхождение вернётся. Чтобы оценить экономию, зафиксируйте исходные ошибки и затраты и сравните их после исправления.
Готовность первого этапа — выбранный запас объясним, сотрудники выполняют согласованную операцию, а повторная сверка показывает, работает ли исправление.