Инвентаризация в МойСклад: почему остатки расходятся

Склад пересчитали, остатки в МойСклад исправили. Но менеджер снова звонит кладовщику перед тем, как подтвердить заказ, а закупщик заказывает товар, который потом находят на другой полке. Собственнику приходится решать, чьим цифрам верить, и оплачивать очередной пересчёт временем команды.

Если после инвентаризации расхождения возвращаются, стоит проверить, какая операция снова делает учёт неверным. Товар могли отгрузить без документа, принять на другую карточку или дважды списать через обмен с магазином. Одинаковый минус в отчёте требует разных исправлений.

Инвентаризация в МойСклад помогает сравнить фактический запас с учётом. Чтобы на эти остатки можно было опираться при продажах и закупках, нужно разобраться в причине разницы и проверить работу склада после исправления. Для торговли и производства это задача на стыке действий сотрудников, документов и настроек системы.

Почему следующий пересчёт может не решить проблему

Пока неизвестно, откуда берётся разница, каждое подразделение исправляет то, что видит. Склад пересчитывает товар, менеджер уточняет наличие вручную, ответственный за учёт правит документы. Но ошибка может появляться раньше — например, в момент передачи заказа из интернет-магазина.

Проверить стоит три ситуации:

• Товар движется раньше документа. Заказ уже уехал, а отгрузку оформят вечером. Менеджер видит запас, которого физически нет.
• Считают один товар, а документы ведут по другому. Похожие карточки, размеры или упаковки создают излишек в одной позиции и недостачу в другой.
• Одна операция отражается несколько раз. Сотрудник оформил документ вручную, а подключённая система создала ещё один. Пересчёт исправит количество, но следующий заказ может повторить ошибку.

Покупка сканера или подключение нового обмена сами по себе эти причины не устраняют. Сначала нужно установить, в каком месте расходятся физическое движение и запись в МойСклад.

Учебный пример: 100 в учёте, 96 на полке

Разница составляет 96 − 100 = −4 шт. Но этих чисел недостаточно, чтобы решить, что делать. Это учебный пример, не клиентский кейс.

Если четыре штуки отгрузили без документа, надо подтвердить продажу и отразить её согласованным способом. Дополнительное списание той же разницы создаст двойной расход.

Если четыре штуки лежат в другом месте, нужно найти товар и проверить отражение перемещения. Основания списывать потерю пока нет.

Если повторный счёт и документы подтверждают реальную недостачу, её согласуют и оформляют списанием.

А если товар физически сходится, но минус возникает после обмена, нужен другой разбор: какой заказ пришёл, какие документы создались и не отражён ли расход дважды. Причину нельзя определить по одному итоговому остатку.

Для собственника разница практическая: в одном случае требуется изменить порядок оформления отгрузок, в другом — исправить карточки или настройки обмена, в третьем — разбирать подтверждённую потерю.

С чем здесь помогает CRMHUB

CRMHUB настраивает МойСклад под работу склада и продаж: товары, склады, документы, права сотрудников и обмен с другими системами. Сотрудников обучаем на операциях компании. При повторяющихся расхождениях предмет работы — путь товара от реального действия до записи в учёте.

1. Разобрать конкретное расхождение. Для проверки нужны один товар, его фактическое количество и связанные документы. Сопоставляем поступление, перемещение и расход. Если участвует другая система, проверяем, какие документы она передаёт. Это позволяет обосновать, что именно требует изменения.

2. Согласовать нужные работы. Причина определяет объём: например, привести в порядок карточки и единицы измерения, изменить порядок оформления документов, настроить права или проверить обмен. До старта фиксируем список задач и критерии приёмки. Настройка интеграции включается в объём, когда она действительно нужна.

3. Настроить и проверить согласованный процесс. На контрольной операции сотрудник принимает, перемещает или отгружает товар, а результат сверяется с документами и остатками. Если меняется порядок работы, сотруднику нужно уметь выполнить его самостоятельно.

Описание услуги и состава работ — на странице настройки МойСклад. Для такого проекта со стороны компании понадобятся ответственный за склад и человек, который ведёт учёт. В заявке достаточно описать проблему; доступы и состав документов для разбора согласуются отдельно.

Как собственнику проверить результат работы

Согласуйте проверку на той операции, после которой появлялось расхождение. Например, если расход дублировался при получении заказа из магазина, проверять нужно весь путь этого заказа до отгрузки.

Результат можно принять, когда:

• по контрольному товару фактический остаток совпадает с учётом на один момент;
• понятно, чем было вызвано расхождение и какое изменение его устраняет;
• контрольная операция отражается в документах без пропуска или двойного расхода;
• сотрудник выполняет согласованный порядок, а ответственный понимает, где проверить результат.

Успешная проверка подтверждает выбранный сценарий. Чтобы заметить повторение ошибки в работе, назначьте ответственного за последующие выборочные сверки. Если сотрудники продолжают переносить товар без документов, настройки не смогут отразить эти перемещения.

Как провести инвентаризацию в МойСклад: короткий порядок

Если причина единичная и понятная, можно начать с самостоятельной проверки. Инвентаризация должна дать достоверное сравнение, а не просто новую цифру остатка.

1. Подготовьте участок. Выберите склад и товары, проверьте единицы измерения, отделите брак и неразобранные возвраты. Назначьте ответственного.
2. Согласуйте остановку движений. Официальная справка рекомендует на время инвентаризации приостановить продажи и приёмку. Перемещения и выдачу сырья также нужно учесть: факт и расчёт должны относиться к одному моменту.
3. Создайте инвентаризацию нужного склада. Добавьте товары, пересчитайте их и внесите фактическое количество.
4. Разберите разницу. Перепроверьте спорные позиции и документы. При похожих товарах полезен разбор причин пересортицы.
5. Оформите подтверждённое исправление. Сам документ инвентаризации не меняет запас. Для недостачи создают списание, для излишка — оприходование: Создать документ → Списание / Оприходование. Если причина в ошибочной исходной операции, сначала согласуйте её исправление.
6. Сверьте результат. Проверьте количество и связанные документы. Если запас уходит в минус, смотрите разбор отрицательных остатков.

Если во время счёта продали небольшое количество товара, справка описывает актуализацию документа: уточнить фактический остаток проданной позиции, изменить дату и время, пересчитать расчётный остаток и сохранить. При большом числе движений может потребоваться повторный пересчёт. Подробности — в официальной инструкции МойСклад.

Исправление не сработает, если просто подогнать цифры

Списание или оприходование без подтверждённого основания может скрыть ошибку и исказить стоимость товара. Изменения в закрытых периодах согласуйте с ответственным за учёт. Выборочная сверка проблемного участка не заменяет обязательные процедуры бухгалтерского учёта.