Раз в год (а то и раз в два) склад останавливают на выходные. Все выходят считать, отгрузки замирают, маркетплейсы не получают товар — а в понедельник цифры всё равно не сходятся: часть позиций «нашлась», часть «потерялась», причину никто не ищет, просто корректируют остатки и живут дальше до следующей такой же субботы.
Проблема не в том, что считали плохо. Проблема в подходе: инвентаризация раз в год большим взрывом — это фиксация хаоса, а не инструмент управления складом. Настоящий контроль остатков строится на двух режимах: полная инвентаризация (редко, по всему складу) и выборочная — она же точечный, регулярный пересчёт по частям, без остановки процессов.
В этой инструкции — как провести оба вида инвентаризации в МойСклад: подготовка, пошаговый порядок, работа с ТСД, закрытие недостач и излишков и регламент, чтобы расхождения не накапливались до следующего «большого взрыва».
Что вы получите из этой инструкции
- Понятный критерий: когда нужна полная инвентаризация, а когда достаточно выборочной.
- Пошаговый порядок проведения инвентаризации в МойСклад — от создания документа до закрытия расхождений.
- Схему выборочной инвентаризации по ABC-группам — считаете важные позиции чаще, «мёртвый» неликвид — раз в год.
- Порядок работы с ТСД, чтобы считать быстрее и без бумажных описей.
- Что делать с недостачами и излишками после инвентаризации — документы, ответственность, влияние на себестоимость.
- Регламент по частоте инвентаризаций, чтобы не возвращаться к режиму «раз в год и в панике».
Когда нужна полная инвентаризация, а когда — выборочная
Это не вопрос «что лучше». Это два разных инструмента для разных задач.
| Критерий | Полная инвентаризация | Выборочная инвентаризация |
|---|---|---|
| Что считаем | Весь склад, все SKU | Часть номенклатуры (группа, ABC-категория, зона) |
| Когда нужна | Смена материально ответственного лица, закрытие года, запуск МойСклад «с нуля», сильные системные расхождения | Регулярный контроль, топ-продажи, подозрение на конкретную позицию |
| Периодичность | 1–2 раза в год | Еженедельно / ежемесячно по частям |
| Останавливает склад | Частично — по зонам, если делать правильно | Нет — считаете параллельно с работой |
| Трудозатраты | Высокие, разово | Низкие, но регулярные |
| Что показывает | Общую картину расхождений по всей базе | Проблемные точки быстро, до того как накопится хаос |
Правило простое: полная инвентаризация ловит проблему, когда она уже большая. Выборочная — не даёт ей стать большой. Если у вас сейчас нет ни одной из них — начните с выборочной по топ-позициям, полную назначьте отдельно как разовый проект.
Если пересортица и расхождения остатков — постоянная головная боль, а не разовый случай, вероятно, дело не только в инвентаризации, а в самом процессе учёта. Разбор корневых причин — в статье «Пересортица на складе: 7 причин и как закрыть».
Подготовка к инвентаризации: 7 пунктов до старта
Инвентаризация без подготовки — гарантированные бесполезные цифры. Пройдите чек-лист до того, как раздавать листы или запускать ТСД:
- Закройте «висящие» документы. Все приёмки, отгрузки и перемещения за прошлые дни должны быть проведены. Непроведённый документ — это остаток, которого система «не знает».
- Зафиксируйте движение на время счёта. По зоне или группе, которую считаете, временно приостановите отгрузки и приёмки — иначе товар физически двигается, пока вы его считаете, и расхождение будет фиктивным.
- Назначьте ответственного. У документа инвентаризации должно быть материально ответственное лицо — это тот, кто подписывает опись и с кем разбирают итоговые расхождения.
- Определите охват. Весь склад, один склад из нескольких, одна товарная группа, одна зона хранения — решите это до создания документа, не по ходу счёта.
- Подготовьте оборудование. ТСД заряжены и синхронизированы, либо распечатаны описи для счёта на бумаге.
- Уберите путаницу в номенклатуре. Дубли карточек, товары без штрихкода, неочевидные модификации — исправьте заранее, иначе на площадке будете гадать, что с чем сверять.
- Предупредите смежные отделы. Менеджеры по продажам и служба поддержки маркетплейсов должны знать, что в период счёта отгрузки по этой зоне не идут — это управляет ожиданиями клиентов, а не создаёт сюрпризы.
Полная инвентаризация в МойСклад: пошагово
Шаг 1. Создайте документ инвентаризации
Путь: Склад → Инвентаризации → Создать
В шапке документа укажите:
- Склад — если у вас несколько складов, инвентаризация делается отдельно по каждому;
- Организацию — если ведёте учёт по нескольким юрлицам;
- Ответственного сотрудника — материально ответственное лицо;
- Дату — фактическую дату счёта, не дату оформления документа.
Шаг 2. Заполните позиции по остаткам системы
Используйте кнопку «Заполнить» → «По остаткам» — МойСклад подставит в документ все SKU, которые есть на складе, с текущим учётным количеством. Это база для сравнения: «сколько должно быть» против «сколько реально есть».
Если считаете весь склад — оставляйте список без фильтра. Если хотите ограничить конкретной группой товаров даже в рамках «полной» инвентаризации (например, отдельно считаете расходники, отдельно готовую продукцию) — отфильтруйте список по товарной группе перед заполнением.
Шаг 3. Распечатайте опись для счёта
Путь: документ инвентаризации → Печать → Опись товаров
Опись — это бланк для физического счёта, без учётного количества (чтобы кладовщик не подгонял цифры под то, что «должно быть»). Если считаете с ТСД — этот шаг можно пропустить, счёт идёт напрямую в приложении.
Шаг 4. Внесите фактическое количество
По каждой позиции в документе — колонка «Фактическое количество». Заполняется либо вручную по данным описи, либо автоматически при синхронизации с ТСД (см. раздел ниже).
МойСклад сразу показывает столбец «Расхождение» — разницу между учётным и фактическим количеством. Отрицательное значение — недостача, положительное — излишек.
Шаг 5. Проверьте расхождения до проведения документа
Прежде чем провести документ, пройдите по списку расхождений:
- Крупные расхождения по одной позиции — пересчитайте вручную, это часто ошибка счёта, а не реальная недостача.
- Расхождения «плюс по одной модификации, минус по другой» на ту же сумму штук — почти всегда пересортица: перепутали похожие SKU при отгрузке или приёмке.
- Нулевые остатки, которые вдруг «нашлись» в большом количестве — проверьте, не задвоена ли карточка товара.
Шаг 6. Проведите документ и закройте расхождения
После проведения документа с расхождениями МойСклад предложит создать связанные документы: «Оприходование» на излишки и «Списание» на недостачи. Это отдельный этап — разберём его подробно ниже, в разделе про закрытие расхождений.
Выборочная инвентаризация по ABC: считаем не всё и не редко
Полная инвентаризация раз в полгода — это взгляд назад. Выборочная, она же точечный регулярный пересчёт, — это способ ловить расхождения, пока они маленькие. Разумный способ выбрать, что считать чаще, — ABC-классификация.
Шаг 1. Разбейте номенклатуру на группы A, B, C
Путь отчёта: Отчёты → ABC/XYZ-анализ
Выберите период (обычно 3–6 месяцев) и критерий — выручка или маржа. Отчёт разложит товары на три группы:
- A — 10–20% позиций, дающие 70–80% выручки или маржи;
- B — средняя группа, стабильный, но не критичный вклад;
- C — длинный хвост: низкая оборачиваемость, часто неликвид.
Шаг 2. Назначьте разную периодичность счёта
| Группа | Что это | Как часто считать |
|---|---|---|
| A | Топ-продажи, самая большая цена ошибки | Еженедельно или каждые 2 недели |
| B | Стабильный оборот | Раз в месяц |
| C | Длинный хвост, неликвид | Раз в квартал или при подозрении на расхождение |
Шаг 3. Создайте инвентаризацию только по нужной группе
Путь: Склад → Инвентаризации → Создать → Заполнить → По остаткам, затем — фильтр по товарной группе или тегу, если заранее промаркировали товары группами A/B/C (через дополнительное поле в карточке товара).
Дальше документ ведётся точно так же, как полная инвентаризация: фактическое количество, расхождения, проведение — просто список позиций короче, и считаете вы его без остановки остальных зон склада.
Шаг 4. Введите ритм
Выборочная инвентаризация работает, только если она регулярная, а не «когда вспомнили». Проще всего — привязать её к календарному дню: например, каждый понедельник — счёт группы A по одной товарной категории, по кругу за месяц покрываете всю группу A целиком.
ТСД: как считать без остановки склада
Ручной счёт с бумажной описью и сверкой вручную — это медленно и добавляет собственную погрешность: цифры переносят с бумаги в систему, где легко ошибиться в разряде. Терминал сбора данных снимает обе проблемы.
Как это работает
- Документ инвентаризации в МойСклад синхронизируется с мобильным приложением на ТСД (нативное приложение МойСклад для смартфонов и терминалов либо интеграция с Cleverence — так делают на маркетплейс-складах с активным потоком, где сборка тоже идёт через ТСД).
- Кладовщик сканирует штрихкод каждой единицы товара — количество по позиции увеличивается на единицу за каждый скан, без ручного ввода цифр.
- По окончании счёта — обратная синхронизация в МойСклад: данные с терминала подставляются в колонку «Фактическое количество» документа.
- Расхождения видны сразу, без переноса бумажных описей.
Как считать без остановки всего склада
Полностью «заморозить» склад на время инвентаризации нужно редко. Практичнее — считать по зонам последовательно:
- Блокируете движение только в той зоне (или по той товарной группе), которую считаете прямо сейчас — остальной склад продолжает собирать и отгружать заказы.
- Если зона одна — считаете её в окно с минимальным потоком (утро до открытия приёма заказов, ночная смена), а не весь склад целиком.
- При выборочной инвентаризации по ABC вопрос вообще не возникает — вы всегда считаете только часть номенклатуры, остальной склад работает в обычном режиме.
Ошибка, которая обесценивает всю идею «без остановки»: считать зону на ТСД, при этом не блокируя её физически — сборщик в это время забирает товар из уже посчитанной ячейки, и расхождение фиксируется там, где реального расхождения не было.
Не уверены, с чего начать — с полной инвентаризации или с выборочной по ABC? Получите бесплатную диагностику — за 15 минут разберём вашу номенклатуру и предложим конкретный план счёта.
Закрытие расхождений: недостачи и излишки
Провести документ инвентаризации — не финал. Расхождения нужно закрыть документально, иначе остатки в системе снова разойдутся с фактом при первой же отгрузке.
Излишки
Если фактическое количество больше учётного, МойСклад формирует документ «Оприходование» на разницу. Важно, по какой цене этот излишек попадает на баланс — по умолчанию система может подставить текущую среднюю себестоимость позиции, но если излишек — это на самом деле не найденный товар, а замаскированная пересортица (нашли лишнее по одному SKU ровно там, где недостача по похожему), правильнее сначала разобраться в причине, а не просто оприходовать.
Недостачи
Если фактическое количество меньше учётного, формируется документ «Списание». Здесь принципиально важна статья расходов — недостача должна попадать в отдельную статью, которую видно в отчётах, а не растворяться в общих расходах на логистику. Иначе через квартал никто не сможет сказать, сколько компания реально теряет на недостачах.
Кто отвечает за недостачу
Решение, взыскивать ли недостачу с материально ответственного лица и в каком порядке, — вопрос внутреннего регламента компании и трудового договора, не тема этой статьи. Но зафиксировать сам факт и сумму недостачи документально — обязательно, независимо от того, будет ли по ней дальнейшее разбирательство.
Как расхождения бьют по себестоимости
Недостача, списанная не вовремя или по неправильной цене, искажает не только остатки, но и себестоимость: если товар физически давно нет, а система продолжает списывать по нему отгрузки, средняя себестоимость по позиции считается на цифрах, которых не существует. Как выглядит корректная цепочка документов, которая держит себестоимость честной, разобрано в статье «Себестоимость в МойСклад: пошаговая инструкция».
Регламент инвентаризаций: как часто и кто отвечает
Инвентаризация без регламента откатывается к режиму «раз в год и в панике» за один квартал. Минимальный рабочий регламент:
| Что | Периодичность | Кто отвечает |
|---|---|---|
| Выборочная, группа A | Еженедельно | Старший кладовщик |
| Выборочная, группа B | Раз в месяц | Старший кладовщик |
| Выборочная, группа C | Раз в квартал | Старший кладовщик |
| Полная инвентаризация | 1–2 раза в год | Руководитель склада + материально ответственное лицо |
| Разбор недостач за период | Ежемесячно, на планёрке | Собственник / руководитель склада |
| Пересмотр ABC-групп | Раз в квартал | Собственник / коммерческий директор |
Ключевой момент регламента — не сам счёт, а разбор итогов. Инвентаризация без ежемесячного разбора причин недостач — это просто повторяющаяся процедура, которая фиксирует одни и те же проблемы, но ничего не меняет.
Типовой сценарий: как это работает вместе
Чтобы собрать порядок действий в одну картину — вот как выглядит связка «выборочная + полная» на практике, без привязки к конкретной компании.
Склад с несколькими сотнями SKU переходит с режима «одна большая инвентаризация в декабре» на регулярный контроль. Сначала делают ABC-анализ по выручке за полугодие: 15% позиций попадают в группу A. По этим позициям вводят еженедельный выборочный счёт на ТСД — занимает 20–30 минут в понедельник утром, склад продолжает работать. Через два месяца по группе A недостач почти нет: расхождения ловят на неделе, пока они на уровне одной-двух единиц, а не накопившиеся за год штуки.
Параллельно раз в квартал проводят полную инвентаризацию по зонам — по одной зоне за смену, без общей остановки склада. Расхождения по группе C (неликвид) всё равно находятся — но это ожидаемо: там реже движение, реже проверки. Каждая найденная недостача попадает в отдельную статью расходов и разбирается на месячной планёрке, а не тонет в «естественной убыли».
Результат такой связки — не «ноль расхождений» (это недостижимо ни в одной системе учёта), а предсказуемость: расхождения фиксируются быстро, по небольшим суммам, с понятной причиной, а не превращаются в ежегодный шок на списание.
Типичные ошибки при инвентаризации в МойСклад
1. Считают весь склад одновременно, останавливая всё
Следствие: сутки-двое без отгрузок, потери на маркетплейсах за просрочку. Решение: дробить полную инвентаризацию по зонам или делать выборочную вместо полной там, где это возможно.
2. Заполняют документ «по остаткам» после того, как уже начали считать
Следствие: учётное количество в документе не совпадает с моментом реального счёта — расхождения появляются из-за движения товара, а не из-за реальной недостачи. Решение: зафиксировать движение по зоне, потом заполнить документ и начинать счёт.
3. Не закрывают документы поступлений и отгрузок перед счётом
Следствие: «фантомные» расхождения, которые на самом деле — непроведённые документы. Решение: чек-лист подготовки, пункт первый — все документы проведены.
4. Оприходуют излишки без разбора причины
Следствие: пересортица маскируется под «нашли лишнее», реальная причина не устраняется и повторяется каждый цикл. Решение: сверять излишек по одному SKU с недостачей по похожим позициям, прежде чем проводить оприходование.
5. Списывают недостачу в общую статью расходов
Следствие: невозможно посчитать реальный процент потерь от недостач за год. Решение: отдельная статья расходов «Недостачи по инвентаризации» в аналитике.
6. Проводят инвентаризацию только раз в год
Следствие: расхождения копятся месяцами, найти причину постфактум почти невозможно. Решение: выборочная инвентаризация по ABC как регулярный процесс, полная — как контрольная точка, а не единственный инструмент.
7. Считают на бумаге при большом ассортименте и активном обороте
Следствие: долгий перенос данных в систему, дополнительные ошибки ввода. Решение: ТСД или мобильное приложение с синхронизацией напрямую в документ МойСклад.
FAQ
Как часто нужно проводить инвентаризацию в МойСклад?
Полную — 1–2 раза в год, обычно перед закрытием отчётного периода или при смене материально ответственного лица. Выборочную по группе A — еженедельно, по группе B — раз в месяц, по группе C — раз в квартал. Регулярная выборочная инвентаризация важнее по эффекту, чем редкая полная.
Можно ли провести инвентаризацию без остановки всего склада?
Да. Полную — делением по зонам последовательно, с блокировкой движения только в той зоне, которую считаете в этот момент. Выборочную — вообще без остановки, поскольку она затрагивает только часть номенклатуры, а не весь склад одновременно.
Что делать с недостачей после инвентаризации?
Провести документ «Списание» на сумму недостачи, направить его в отдельную статью расходов для аналитики, зафиксировать факт для материально ответственного лица. Решение о дальнейшем взыскании — по внутреннему регламенту компании.
Что делать с излишками?
Провести документ «Оприходование», но перед этим проверить, не связан ли излишек с пересортицей по похожей позиции — иначе реальную причину расхождения не устранить, и она повторится на следующей инвентаризации.
Как провести выборочную инвентаризацию по ABC-группе?
Сделать отчёт «ABC/XYZ-анализ» в МойСклад по выручке или марже за 3–6 месяцев, промаркировать товары группами A/B/C, затем при создании документа инвентаризации отфильтровать список позиций по нужной группе перед заполнением по остаткам.
Нужен ли ТСД для инвентаризации, или можно считать на бумаге?
Для небольшого ассортимента и редкой полной инвентаризации бумажная опись подходит. При регулярной выборочной инвентаризации и активном обороте ТСД экономит время и убирает ошибки переноса данных с бумаги — счёт сканером сразу попадает в документ МойСклад.
Как инвентаризация влияет на себестоимость и прибыль?
Непосредственно — через документы «Оприходование» и «Списание», которые меняют количество и, соответственно, среднюю себестоимость позиции. Если расхождения закрываются с задержкой или по неправильной цене, отчёт «Прибыльность» в МойСклад начинает показывать искажённую маржу по затронутым SKU.
Кто должен присутствовать при инвентаризации: обязательно ли материально ответственное лицо?
Да, по внутреннему регламенту — материально ответственное лицо должно присутствовать при счёте и подписывать итоговую опись или документ в МойСклад. Это не формальность: без подписи ответственного разбор недостач превращается в спор «кто виноват» без документальной основы.
Расхождения на складе стали привычными, а не редкостью? Бесплатная диагностика — 15 минут. Разберём вашу номенклатуру, предложим схему полной и выборочной инвентаризации и посчитаем, во сколько вам обходятся текущие расхождения: получить диагностику.
Читайте также:
- Аудит склада перед МойСклад: чек-лист
- Как навести порядок на складе: 5 признаков и инструкция
- Двойной контроль этикеток WB на ТСД: как убрать пересорт
- Техкарты и выпуск ГП в МойСклад: руководство
Автор: Кирилл Титов, CRMHUB — официальный партнёр МойСклад и Битрикс24. 17 лет в складе и операционных процессах.