В оптовой компании, торгующей электроникой, количество товара по модели может сходиться, а путь конкретного устройства — теряться. Серийные номера хранятся в таблице или переписке отдельно от складских документов. Когда нужно выяснить, из какой поставки пришёл прибор и кому его выдали, сотрудники заново собирают историю вручную. Правильная цифра остатка на этот вопрос не отвечает.
CRMHUB наладит общий порядок регистрации номеров при поступлении и выдаче: согласуем переход с текущих остатков, настроим выбранный процесс и проверим его с сотрудниками. Рабочий результат — ответственный находит документы контрольного устройства по его номеру, а запись совпадает с физическим экземпляром. Закупка и склад работают по одному правилу, вместо отдельного поиска по таблицам и сообщениям.
Это предмет настройки МойСклад под работу компании. Если порядок уже установлен и нужна одна штатная настройка, её можно выполнить самостоятельно по справке. Помощь CRMHUB нужна, когда предстоит согласовать текущие остатки, действия разных сотрудников и порядок решения спорных ситуаций. Для обращения достаточно описать, где сейчас записывают номера и какой вопрос о движении не удаётся решить.
Когда нужно учитывать конкретное устройство
Модель описывает, что вы продаёте. Вариант модели, например объём памяти, отличает одну разновидность от другой. Серийный номер обозначает отдельный физический экземпляр: два одинаковых устройства одной модели имеют разные номера.
Если вопрос только в том, какой вариант хранится на складе, сначала нужно правильно организовать каталог. В статье «Вариант товара и отдельная карточка» разобран этот выбор. Учёт серийных номеров нужен для другого вопроса: «Какое именно устройство поступило и какое выдали этому покупателю?»
Отдельная таблица номеров не связывается с движением сама собой. Можно правильно записать закупку и продажу по количеству, но забыть перенести номер в таблицу или связать его не с той выдачей. Поэтому регистрация экземпляра должна стать частью операции поступления и выдачи, с понятным ответственным за сверку.
Не каждому товару нужен такой учёт. Если различать экземпляры для работы компании не требуется, достаточно количества и корректных вариантов товара.
Что согласовать до включения серийного учёта
По официальной справке МойСклад отменить включённый серийный учёт товара нельзя. Поэтому в работающей базе сначала согласуют порядок перехода, затем меняют карточки. Массово включать функцию для всего каталога до такого решения не стоит.
Для выбранного ассортимента нужно определить:
- Какой номер использовать. Где он нанесён на устройстве, совпадает ли с упаковкой и откуда сотрудник берёт его для документа.
- Кто отвечает за запись. Кто сверяет номер при поступлении, кто — перед выдачей и кто решает вопрос, если номер не читается или отличается от сопроводительного документа.
- С чего начинается история. Какие экземпляры уже лежат на складе, есть ли их номера в прежних документах и что получится достоверно перенести.
Для текущих остатков нужен отдельный согласованный порядок: имеющееся устройство не становится новой закупкой только потому, что компания начинает учитывать его номер. Удалять прежние документы или оформлять вымышленную поставку ради запуска не нужно. Если номера раньше не записывали, настройка не восстановит прошлую историю автоматически. Можно установить подтверждённую отправную точку и дальше вести движение по новому правилу.
После согласования проверьте доступность функции в своей подписке. По инструкции МойСклад о серийных номерах настройку открывают через Товары → Товары и услуги → карточка товара. В блоке «Особенности учёта» выбирают тип учёта по серийным номерам, подтверждают выбор и сохраняют карточку.
Как связать номера с приёмкой и выдачей
Ниже — порядок для штатных документов в веб-версии МойСклад. Работа через сканер, складской терминал или внешнюю программу требует отдельной проверки.
При поступлении от поставщика
Документ Приёмка предназначен для закупки: в нём указывают поставщика, склад и поступившие позиции. Он находится в разделе Закупки → Приемки. Назначение документа описано в официальной справке о приёмке.
Для товара с серийным учётом вносят номера поступивших экземпляров. Список можно перенести из документа поставщика, но перед сохранением его нужно сопоставить с фактическими устройствами. Скопированный список ещё не доказывает, что приехали именно эти экземпляры.
Компания должна заранее решить, что делать при расхождении: кто выясняет причину и разрешает дальнейшее оформление. Иначе спорный номер попадёт в учёт, а искать ошибку придётся уже при выдаче.
При выдаче покупателю
Документ Отгрузка отражает выбытие товара с указанного склада конкретному покупателю. Его создают в разделе Продажи → Отгрузки или на основании заказа. Связи с основанием можно проверить в самом документе; подробнее — в справке об отгрузке.
В окне серийных номеров используют выбор «Со склада» и указывают выдаваемый экземпляр. Перед передачей товара сотрудник сверяет выбранный номер с устройством, затем сохраняет документ по принятому порядку.
Штрихкод, по которому программа нашла модель товара, сам по себе не подтверждает номер экземпляра. Если планируете сканировать номера, сначала проверьте, что именно считывает оборудование и куда попадает результат. Для выбора оборудования полезна проверка штрихкодов и сканера; она не заменяет испытание вашего способа ввода серийного номера.
Учебный пример: два одинаковых устройства
Это условный пример для объяснения учёта, а не результат испытания аккаунта или клиентский кейс.
На склад поступили два устройства одной модели с номерами SN-A01 и SN-A02. Покупателю выдали SN-A01. После выдачи должно остаться устройство SN-A02.
| Что проверяем | Ожидаемый результат в учебном примере |
|---|---|
| Приёмка | В приёмке записаны SN-A01 и SN-A02 |
| Выдача | В отгрузке указан SN-A01; покупателю передан именно он |
| Количество | 2 поступили − 1 выдано = 1 осталось |
| Оставшийся экземпляр | В учёте и физически на складе остался SN-A02 |
| Поиск истории | По SN-A01 можно найти документы его поступления и выдачи |
Теперь изменим одно действие: в отгрузке записали SN-A01, а со стеллажа взяли SN-A02. Количество по-прежнему правильное — одно устройство осталось. Но документальная история уже расходится с фактом: система считает выданным другой экземпляр.
Эту ошибку не обнаружить одной сверкой количества. Нужно сопоставить номер в документе с устройством при выдаче, а при контрольной проверке — ещё и проверить, какой экземпляр остался на складе.
Где проверить историю экземпляра
Отчёт находится в разделе Товары → Сер. номера. Чтобы увидеть проданные устройства, в фильтре «Номера вне склада» выбирают «Да». Открытие строки показывает движение номера. Эти действия приведены в справке о серийном учёте.
Полезный результат для руководителя — сотрудник может найти поступление и выдачу нужного экземпляра без нового поиска по переписке. При приёмке настройки эту историю нужно сверить с контрольными документами и физическими номерами. Если исходная запись ошибочна или её нет, сам отчёт недостающий факт не добавит.
Какие ограничения важно проверить
Запрет отсутствующего номера требует проверки. В официальной справке есть расхождение: описана настройка запрета такой отгрузки, а ниже сказано, что продажа отсутствующих номеров не запрещена. В настройках компании запрет также указан. До испытания нужной операции в вашем аккаунте рассчитывать на безусловную блокировку нельзя. Это отдельный пункт приёмки настройки.
Серийный номер не меняет метод расчёта себестоимости. МойСклад сохраняет FIFO: при продаже стоимость списывается по очередности поступления, начиная с более ранних закупок. Выбор конкретного номера не означает, что система спишет именно индивидуальную закупочную стоимость этого устройства.
Номер экземпляра не заменяет другие виды учёта. Он не равен обязательной маркировке и не объединяет товары в партию. Если нужен выбор поставки по сроку, это отдельная задача — учёт партий и сроков годности.
Внешний обмен проверяют отдельно. Наличие номера в веб-документе не подтверждает, что его передаст сайт, касса или приложение. Возврат тоже нужно согласовать как отдельную операцию; правила площадки и её программы нельзя вывести из инструкции для собственной приёмки и выдачи.
Что настроит CRMHUB и как принять работу
Работа начинается с выбранного участка: например, поступление новых устройств и их выдача со своего склада. CRMHUB согласует ассортимент, источник номеров и порядок перехода, настроит штатный процесс в оговорённом объёме и обучит сотрудников на операциях компании. От компании нужны ответственный за склад, участник со стороны закупки или продаж и доступные исходные записи.
В результате у сотрудников должен быть понятный порядок: откуда взять номер, с чем его сверить, куда записать и кому передать спорный случай. Включённая настройка без этого порядка не решает повторяющиеся разрывы истории.
Приёмка работ — совместная проверка на согласованных экземплярах:
- Сотрудник оформляет контрольное поступление и выдачу; номера в документах совпадают с устройствами.
- После выдачи совпадают и количество, и перечень оставшихся экземпляров.
- Ответственный находит документы выданного устройства по его номеру.
- Для текущих остатков зафиксирована точка начала достоверной истории; пробелы прошлого обозначены.
- Для неизвестного или нечитаемого номера установлен порядок решения. Нужный запрет отсутствующего номера проверен либо прямо отмечен как неподтверждённый.
Результаты фиксируют вместе с границами проверки: какие документы, сотрудники и способы ввода участвовали. Одна успешная выдача не доказывает, что любые ошибки исключены. Такой порядок приёмки позволяет собственнику проверить оплаченную работу по действиям своей команды.