На полке стоят две коробки одного SKU. Кладовщик берёт ту, что ближе к проходу. Через месяц в рекламации — товар с истекшим сроком, а в дальнем ряду ещё живая партия. В МойСклад при этом «остаток 80 штук» без даты. Собственник узнаёт о просрочке по списанию, не по отчёту.
Срок годности в учёте — это не поле «для галочки» на карточке. Это партии: приёмка с датой «годен до», отгрузка сначала того, что истекает раньше, списание того, что уже нельзя продавать. Пока партии выключены, система честно считает штуки и честно не знает, какие из них мертвые.
Ниже — как включить учёт по партиям в МойСклад, заводить партию из приёмки, подбирать остаток по сроку и не путать партии с серийными номерами. Пути — из справки МойСклад. Статья не заменяет санитарные нормы и правила вашей товарной группы.
Сразу: кассы МойСклад и Эвотор партии не ведут. Если основной канал — эта касса, не обещайте «на ленте сам выберет срок». В веб-интерфейсе склада контур работает.
| Задача | Куда |
|---|---|
| Включить партии в компании | Меню пользователя → Настройки → Настройки компании → «Использовать партии товаров» |
| Включить на товаре | Товары → Товары и услуги → карточка → «Особенности учета» → «Учет по партиям» |
| Приёмка с датой | Закупки → Приемки → колонка Партия → создать, поле Годен до |
| Сначала истекающие | Продажи → Отгрузки → «Подобрать партию» → «По FEFO» |
| Что истекает | Товары → Остатки, колонка Годен до |
Что получите
- Что такое партия и поле «Годен до», чем это не серийный номер
- Включение учёта в настройках компании и в карточке товара
- Приёмка, отгрузка и подбор «сначала истекающие»
- Где смотреть остатки по срокам и как списывать просрочку
- Ограничение: касса МойСклад и Эвотор этот учёт не ведут
- Типичные ошибки и FAQ
Себестоимость по партиям (FIFO) и списание брака — соседние темы: себестоимость и списание брака и недостач. Производство с техкартами может опираться на те же партии — см. техкарты.
Партия, срок, серийник: не смешивать
| Что | Зачем | Когда нужно |
|---|---|---|
| Партия + «Годен до» | Остаток в разрезе даты годности | Еда, косметика, БАД, химия, всё, что портится |
| Серийный номер | Конкретный экземпляр | Техника, гарантия, «кому уехал этот серийник» |
| Обычный остаток | Только штуки | Товар без срока и без серийника |
Справка МойСклад: учёт по партиям и срокам годности позволяет принимать, отгружать, перемещать и возвращать определённую партию; искать партию в документе по штрихкоду; отгружать сначала более ранний срок; списывать просроченное; видеть остатки по партиям.
Это не включается само из-за того, что вы завели маркировку. Код Честного знака и дата на банке — разные контуры. Можно сканировать КИЗ и всё равно отгружать просрочку, если партий нет.
Кому это уже нужно
- Продукты, напитки, косметика, корма, химия — срок на упаковке не для красоты.
- Производство полуфабрикатов: сырьё с датой, готовая продукция с другой датой.
- Аптечный и медконтур — только если ваша схема вообще ведётся в МойСклад; требования отраслевого учёта сверяйте отдельно.
- Селлер, который уже ловил возврат «истёк срок» при живом плюсе по SKU.
Если сроков нет ни на одном товаре — не включайте партии «на весь справочник». Лишняя колонка в каждой приёмке, которую смена начнёт пропускать.
Ограничение, о котором молчат на старте
Справка МойСклад прямо пишет: учёт по партиям и срокам годности недоступен для услуг и для розничной торговли через Эвотор и кассы МойСклад.
Если ваш основной канал — касса МойСклад или Эвотор, не обещайте себе «на кассе сам выберет партию». Для опта, отгрузок и склада в веб-интерфейсе контур работает. Розничный чек через эти кассы — другой контур. Это нужно сказать до внедрения, не после первой просроченной молочки на ленте.
Как включить учёт
Два места. Одно без другого не работает.
Настройки компании
- Меню пользователя → Настройки → Настройки компании.
- Флаг «Использовать партии товаров».
- Сохранить вверху.
Карточка товара
- Товары → Товары и услуги → карточка. Либо откройте карточку из приёмки.
- Блок «Особенности учета» → флаг «Учет по партиям».
- Сохранить.
Несколько товаров сразу:
- Товары → Товары и услуги.
- Отметьте позиции.
- Изменить → Массовое редактирование.
- Флаг «Учет по партиям» → Далее → Изменить.
Включайте только группы, где дата реально нужна. Весь каталог «на всякий случай» = смена будет ставить первую попавшуюся партию, и смысл пропадёт.
Как создать партию
Раздел Товары → Партии → +Партия. В окне справка просит:
- Наименование — собирается само из товара, партии и срока;
- Партия — номер или код, если он не равен сроку;
- Годен до — дата;
- Товар — из списка или новый.
Сохранить вверху.
Рабочий путь смены — не справочник, а приёмка: партию создают из документа, когда фура уже на рампе. Справочник нужен, чтобы править, архивировать и искать.
Архив: партии, с которыми больше не работаете, убирают в архив. Они скрываются в выборе и в отчёте «Остатки». Из архива можно вернуть. Важно: если для товара включён подбор по правилу «первый истекает — первый выходит», архивные партии в подбор не входят.
Фильтр в Товары → Партии: товар или группа, владелец, штрихкод, дата и автор изменения, тип доступа, в архиве или нет. Список можно печатать. Дополнительные поля на карточке партии — если не хватает стандартных, не ради украшения.
Пошагово: приёмка с партией
- Закупки → Приемки → +Приемка.
- Добавьте товар.
- Если учёт по партиям включён, в колонке Партия будет «Не указана». Клик — создать новую или выбрать существующую. Поиск и сортировка от новых к старым — в том же списке.
- Если колонки нет — в карточке этой строки включите «Учет по партиям» и сохраните карточку.
- Создать партию: номер поставщика (если есть) и Годен до с упаковки, не «конец месяца примерно».
- Одна строка приёмки — одна партия. Две даты на одной палете = две строки, не среднее арифметическое.
- Проведите приёмку.
Штрихкод партии в справке используется, чтобы найти партию в документе при добавлении и при проверке комплектации сканером. Это не заменяет адресное хранение: ячейка — отдельный контур, см. адресное хранение.
Пошагово: отгрузка «сначала истекающие»
Справка называет алгоритм FEFO: First Expire, First Out — «первый истекает — первый выходит». Не путать с FIFO по себестоимости: FIFO списывает ранние поступления по деньгам, FEFO — ранний срок на упаковке. Иногда они совпадают, часто нет (переоценка, возврат, пересорт дат).
- Продажи → Отгрузки → +Отгрузка.
- Добавьте товар с учётом по партиям.
- Выберите партию вручную или нажмите «Подобрать партию» → «По FEFO». В документ попадёт партия с более ранним сроком.
- Если включён запрет отгрузки товаров, которых нет на складе: справка просит снять галочку «Проведено», выполнить подбор FEFO, затем поставить «Проведено» снова. Иначе подбор упрётся в проведение.
- Сохранить.
Не обходите FEFO «чтобы быстрее»: именно так на полке стареет задний ряд. Если кладовщик физически берёт другую коробку — в документе должна быть та партия, которая уехала, а не «какая подставилась». Иначе остатки по срокам снова врут.
Перемещения и возвраты тоже умеют партию — справка говорит: учёт доступен во всех документах, разбор дан на приёмке и отгрузке. Возврат без партии вернёт штуки «в общий котёл» и убьёт смысл дат.
Где смотреть, что истекает
- Товары → Остатки.
- У товаров на складе с учётом по партиям в колонке «Годен до» виден срок.
Это ваш ежедневный фильтр, не годовой сюрприз. Заведите правило: позиции, у которых срок ближе N дней (свой порог: 14 / 30 / 60), уходят в акцию, в производство или в списание — по регламенту, не по настроению смены.
Просроченное не «висит как обычный остаток». Его списывают документом списания с понятной статьёй расходов. Не отгружайте просрочку «чтобы остаток сошёлся».
Практический пример
Профиль: производство наборов и фасовка, сырьё с сроком, готовая продукция с другим сроком, отгрузки оптом.
Было: один остаток по сырью. Кладовщик берёт мешок ближе к проходу. Раз в квартал списывают просрочку «прочим». В техкарте выпуск есть, даты нет.
Сделали: флаг партий в компании, учёт только на сырье и готовой с датой. Приёмка сырья — всегда новая партия с «годен до». Отгрузка и списание в производство — подбор FEFO. Раз в неделю отчёт «Остатки» по колонке срока. Архив — только пустые старые партии.
Итог типового контура: просрочка видна до списания, не после жалобы. Конкретных процентов «сократили списания» без вашей базы не будет.
Срок на упаковке есть, а в МойСклад — одна куча? Разберём за 15 минут.
Типичные ошибки
- Включить партии на весь каталог. Смена ставит первую партию в списке. Даты становятся мусором.
- Одна партия на все приходы месяца. Срок «средний» никого не защищает.
- Путать FEFO и FIFO. Списали «как по деньгам», уехала свежая коробка, старая просрочилась.
- Архивировать партию, на которой ещё есть остаток. Подбор FEFO её не увидит, штуки повиснут.
- Ждать партии на кассе МойСклад или Эвотор. Справка: там этот учёт недоступен.
- Не указывать партию в возврате. Штуки вернулись, срок потерялся.
- Считать маркировку заменой срока. КИЗ не говорит кладовщику, какую коробку брать первой.
FAQ
Партии нужны, если срок один на весь приход?
Да, если завтра будет второй приход с другой датой. Сегодняшняя одна партия — нормально. Завтра без партий вы снова смешаете даты.
Можно ли вести срок дополнительным полем на карточке без партий?
Поле на карточке — одна дата на весь остаток SKU. Второй приход с другой датой поле не разделит. Для двух дат нужны партии.
FEFO обязателен?
Нет. Можно выбирать партию руками. Без правила смены руки выберут удобную коробку. FEFO — чтобы система подставляла ранний срок, а не память кладовщика.
Почему подбор FEFO не сработал при включённом запрете отгрузки?
Справка: снимите «Проведено», подберите партию, проведите снова. Это не баг вашей базы, так описан порядок.
Партии портят себестоимость?
Партия несёт количество и срок. Себестоимость считается своими правилами (в том числе FIFO по поступлениям). Не ждите, что FEFO сам «правильно» закроет деньги. Проверяйте отчёт прибыльности отдельно.
Нужны ли партии на комплектующие в производстве?
Если у комплектующей есть срок — да. Иначе выпуск «съест» свежее сырьё, а старое останется до списания. Техкарта списывает количество; какая партия уйдёт — решает подбор в документе.
Что делать с уже лежащим товаром без партий?
Инвентаризация по факту дат на полке + заведение партий задним числом только если готовы пересчитать. «Проставить всем сегодняшнюю дату» хуже, чем честно признать: старый остаток без дат, новый приход — уже с партиями.
Партии заменяют адресное хранение?
Нет. Партия отвечает «какая дата». Ячейка отвечает «где стоит». Можно иметь оба контура. Одно другое не отменяет.
Что сделать на этой неделе
- Список SKU, где срок реально критичен — не весь каталог.
- Настройки компании → Использовать партии товаров, затем флаг в карточках этой группы.
- Ближайшая приёмка — только с «Годен до», две даты = две строки.
- Отгрузка этих SKU — Подобрать партию → По FEFO (с правилом про «Проведено», если включён запрет отгрузки без товара).
- Товары → Остатки, колонка Годен до: что истекает в ближайшие 30 дней.
Если касса в зале — отдельно решите, какой канал умеет партии, а какой нет. Не обещайте Эвотору то, чего в справке нет.
Нужно встроить партии в приёмку и производство, а не «включить галочку»? Диагностика 15 минут.