Кладовщик находит на полке разбитую упаковку. Менеджер списывает «на всякий случай» пятой строкой в отгрузку. Бухгалтер раз в квартал видит в отчёте о расходах строку «прочее» на сотни тысяч рублей — и не может сказать, сколько из неё брак, сколько недостача, а сколько просто ошибка ввода. Через год привычка «списать и забыть» съедает маржу так же ощутимо, как неправильная себестоимость, только незаметнее — потому что цифра не видна ни в одном отдельном отчёте.
Списание в МойСклад — это не бухгалтерская формальность для закрытия месяца. Это документ, который либо показывает собственнику реальную картину потерь, либо прячет её в общей куче расходов. Разница — в том, как настроены статьи расходов и причины списания, а не в самом факте, что документ проведён.
В этой инструкции — как правильно оформлять списание брака, недостач по итогам инвентаризации и оприходование излишков в МойСклад: пошагово, с путями в интерфейсе, статьями расходов и разбором, как эти документы бьют по себестоимости, если оформлены неправильно.
Что вы получите из этой инструкции
- Чёткое разделение понятий: брак, недостача и излишек — это разные документы и разные причины, а не синонимы «пропало».
- Пошаговый порядок списания брака в МойСклад — при приёмке, на хранении, в производстве и при возврате.
- Порядок закрытия недостач и излишков после инвентаризации, включая случай, когда «излишек» на самом деле пересортица.
- Схему статей расходов, чтобы брак и недостачи были видны в отдельных строках отчёта, а не растворялись в «прочих расходах».
- Разбор, как неправильное списание искажает себестоимость и отчёт «Прибыльность».
- Регламент и 7 типичных ошибок, из-за которых списание превращается в чёрную дыру для денег компании.
Брак, недостача, излишек: в чём разница
Первая причина, почему аналитика по потерям не работает, — три разных явления сваливают в одну кучу «списали». Это разные документы с разной логикой:
| Понятие | Что это | Когда возникает | Документ в МойСклад |
|---|---|---|---|
| Брак | Товар физически повреждён, испорчен или не соответствует качеству | Приёмка от поставщика, хранение, производство, возврат от покупателя | Списание с причиной «брак» |
| Недостача | Учётное количество больше фактического, товар исчез без документального следа | Обнаруживается при инвентаризации (полной или выборочной) | Списание с причиной «недостача по инвентаризации» |
| Излишек | Фактическое количество больше учётного | Обнаруживается при инвентаризации | Оприходование, но только после проверки на пересортицу |
Ключевое отличие для аналитики: брак — это управляемая причина (можно снизить через приёмку, упаковку, регламент хранения). Недостача — это в первую очередь сигнал о процессе (пересортица, воровство, ошибка учёта), а не просто «списали и забыли». Если в отчёте расходов брак и недостача — одна строка, вы не увидите, с чем именно нужно работать: с поставщиком и складом или с самим учётом.
Как недостачи и излишки связаны с инвентаризацией
Недостачи и излишки почти всегда — производная от инвентаризации, а не отдельное событие. Брак может быть найден в любой момент (при приёмке, на полке, при сборке заказа), а вот факт «в системе 120 штук, по факту 98» становится видимым только при пересчёте.
Если у вас нет регулярной инвентаризации — вы не увидите недостачу до тех пор, пока она не станет большой: товара просто «нет», когда его нужно отгрузить, а причина остаётся неизвестной. Полный порядок проведения полной и выборочной инвентаризации, работы с ТСД и первичного закрытия расхождений — в статье «Инвентаризация в МойСклад: полная и выборочная». Эта статья — логичный первый шаг, если у вас пока нет регулярного пересчёта: без него разговор о списании недостач становится теоретическим, потому что сами недостачи вы просто не фиксируете вовремя.
Дальше в этой инструкции — что делать с расхождением после того, как документ инвентаризации показал минус или плюс по конкретным SKU.
Списание брака в МойСклад: пошагово
Брак в отличие от недостачи не привязан к инвентаризации — он обнаруживается в моменте. Порядок действий одинаковый, но причина и точка обнаружения различаются.
Шаг 1. Заведите отдельный склад «Брак»
Путь: Склад → Склады → Создать
Бракованный товар не должен физически и учётно лежать вместе с товаром, готовым к отгрузке. Отдельный склад решает две задачи:
- Бракованная позиция не попадает в доступный остаток, который синхронизируется на маркетплейсы — иначе система предложит покупателю купить то, что физически нельзя отгрузить.
- В отчётах видно, сколько товара «зависло» в браке отдельно от здорового остатка — можно оценить объём проблемы без выгрузки списаний за период.
Шаг 2. Переместите бракованную позицию на склад «Брак»
Путь: Склад → Перемещения → Создать
Прежде чем списывать, товар нужно физически и документально снять с основного остатка — перемещением на склад «Брак». Это разделяет два разных решения: «этот товар больше не продаём» (перемещение) и «списываем с баланса окончательно» (списание). Между этими шагами может пройти время — например, если бракованную партию сначала пытаются вернуть поставщику или продать со скидкой как неликвид.
Шаг 3. Создайте документ «Списание» с указанием причины
Путь: Склад → Списания → Создать
В документе укажите:
- Склад — «Брак», если товар уже перемещён туда на шаге 2.
- Позиции и количество — конкретные SKU, не общей суммой.
- Статью расходов — отдельная статья «Брак» (как её настроить — в разделе ниже), не общая статья «Складские расходы».
- Причину списания — текстовое поле или дополнительный атрибут: приёмка, хранение, производство, возврат от покупателя. Причина нужна для аналитики, не для галочки — без неё через квартал невозможно понять, откуда берётся основной объём брака.
Шаг 4. Разделите брак по точке возникновения
Один и тот же документ «Списание» может закрывать совершенно разные проблемы. Разделяйте причину сразу в момент оформления:
| Точка возникновения | Типичный признак | Что проверить дополнительно |
|---|---|---|
| Приёмка от поставщика | Повреждена упаковка, брак виден сразу при разгрузке | Акт с перевозчиком или поставщиком до списания — часть суммы можно вернуть |
| Хранение | Истёк срок годности, товар испортился на полке | Условия хранения, оборачиваемость позиции — «мёртвый» неликвид часто превращается в брак именно так |
| Производство | Несоответствие техкарте, ошибка на этапе выпуска | Норма расхода в техкарте, квалификация смены |
| Возврат от покупателя | Товар вернулся повреждённым или без возможности повторной продажи | Отдельная причина «брак-возврат», не смешивать с обычным браком приёмки |
Если брак в основном идёт с одной точки — это управленческий сигнал: проблема не в складе в целом, а в конкретном звене цепочки (например, в конкретном поставщике или в конкретной производственной операции).
Шаг 5. Проведите документ и проверьте отражение в остатках
После проведения списания МойСклад уменьшает остаток на складе «Брак» и формирует расход по указанной статье. Проверьте:
- Остаток по SKU на складе «Брак» ушёл в ноль (или уменьшился на списанное количество) — товар не «завис» между документами.
- Сумма списания попала в нужную статью расходов, а не в статью по умолчанию — легко упустить при быстром оформлении документа.
Списание недостач после инвентаризации: пошагово
Если у вас уже настроена регулярная инвентаризация (см. статью выше), недостача попадает в документ автоматически как отрицательное расхождение. Порядок закрытия:
Шаг 1. Не проводите инвентаризацию с расхождением автоматически
Прежде чем закрывать документ, пройдите по крупным расхождениям вручную: пересчитайте позицию, проверьте, не пересортица ли это (плюс по одной модификации, минус по похожей — почти всегда пересорт, не реальная недостача). Автоматическое проведение без проверки списывает в недостачу то, что на самом деле лежит на складе, просто под другим SKU.
Шаг 2. Создайте документ «Списание» из инвентаризации
После проведения документа инвентаризации с подтверждённым расхождением МойСклад предлагает сформировать связанный документ «Списание» на сумму недостачи. Путь тот же: Склад → Списания, но документ создаётся на основании инвентаризации, а не с нуля — это сохраняет связь между причиной (расхождение при счёте) и последствием (уменьшение остатка).
Шаг 3. Направьте недостачу в отдельную статью расходов
Здесь повторяется то же правило, что и с браком: статья расходов «Недостачи по инвентаризации» — отдельно от статьи «Брак» и от общих складских расходов. Смысл разделения — увидеть в отчёте, сколько компания теряет именно на расхождениях учёта, а сколько на физической порче товара. Это разные проблемы с разными решениями.
Шаг 4. Зафиксируйте факт для материально ответственного лица
Решение, взыскивать ли сумму недостачи с материально ответственного лица, — вопрос внутреннего регламента и трудового договора, не тема этой статьи. Но зафиксировать сам факт и сумму документально нужно всегда, независимо от того, будет ли по недостаче дальнейшее разбирательство.
Шаг 5. Разберите причину, а не только цифру
Списание закрывает баланс, но не решает проблему. Если недостача повторяется по одним и тем же позициям каждую инвентаризацию — вероятная причина в процессе: нет сканирования при отгрузке, нет резерва между каналами продаж или склад пересортирован. Разбор корневых причин расхождений остатков — в статье «Пересортица на складе: 7 причин и как закрыть».
Оприходование излишков: когда это реальный излишек, а не пересортица
С излишками ошибка обычно противоположная: их оприходуют сразу, без проверки, «раз нашлось — хорошо». Это создаёт вторую проблему поверх первой.
Почему нельзя оприходовать излишек не глядя
Если по одному SKU излишек, а по похожему (тот же товар, другой размер, цвет, партия) — недостача на близкое количество, это почти наверняка не «нашли лишнее», а пересортица: товар отгрузили или приняли под неправильным артикулом. Подробный разбор — в статье про пересортицу (ссылка в блоке «Читайте также»).
Оприходовать излишек в такой ситуации — не решить проблему, а зафиксировать её как норму. В следующем цикле пересортица повторится на тех же позициях, потому что причина (перепутали похожие SKU) осталась нетронутой.
Как правильно оприходовать реальный излишек
Путь: Склад → Оприходования → Создать (или автоматически из документа инвентаризации, как и со списанием недостачи)
- Убедитесь, что по похожим позициям нет зеркальной недостачи — если есть, сначала разберитесь, пересортица это или два независимых расхождения.
- Укажите цену, по которой излишек попадает на баланс. По умолчанию МойСклад может подставить текущую среднюю себестоимость позиции — для реального найденного товара это разумно, для замаскированной пересортицы это искажает себестоимость сразу по двум позициям, а не по одной.
- Проведите документ и зафиксируйте причину — «найден при инвентаризации» или конкретная точка (не выгружен из приёмки, забыт в дальней ячейке).
Расхождения на складе стали привычными, а списания растут без понятной причины? Получите бесплатную диагностику — за 15 минут разберём вашу структуру статей расходов и покажем, где теряется управляемость.
Статьи расходов: как настроить, чтобы видеть реальные потери
Всё, что описано выше, работает только при одном условии: в справочнике статей расходов брак, недостачи и прочие складские потери — это разные строки, а не одна общая.
Минимальная структура статей расходов
Путь: Справочники → Статьи расходов → Создать
| Статья расходов | Что туда попадает |
|---|---|
| Брак — приёмка | Повреждения, найденные при поступлении от поставщика |
| Брак — хранение | Истёк срок, порча на складе |
| Брак — производство | Несоответствие техкарте, ошибка выпуска |
| Брак — возврат | Товар вернулся от покупателя в непригодном для продажи виде |
| Недостачи по инвентаризации | Расхождения, закрытые списанием после счёта |
Пять статей вместо одной «Складские расходы» — это не бюрократия ради бюрократии. Это разница между «мы теряем 180 000 ₽ в месяц, непонятно на чём» и «мы теряем 120 000 ₽ на браке при хранении конкретной товарной группы и 60 000 ₽ на недостачах у одного склада» — второе можно исправить целевым действием, первое можно только продолжать терпеть.
Как использовать структуру в отчётах
Путь отчёта: Финансы → Отчёты → Расходы (или Прибыльность с разбивкой по статьям, в зависимости от версии интерфейса)
Раз в месяц выгружайте сумму по каждой статье отдельно, сравнивайте с прошлым периодом. Резкий скачок по одной статье — это конкретный повод для разбора: сменился поставщик, испортилось конкретное оборудование хранения, у конкретной смены выросла доля брака. Общая сумма «прочих расходов» этот сигнал просто прячет.
Как списания влияют на себестоимость и прибыльность
Списание — это не только расход, это ещё и документ, который двигает остатки и, соответственно, участвует в расчёте средней себестоимости позиции.
- Несвоевременное списание брака. Если бракованный товар физически изъят, но документ списания не проведён, система продолжает считать его частью остатка. Отчёт «Остатки» показывает больше товара, чем есть на самом деле, а следующая инвентаризация фиксирует «недостачу», которая на деле давно известна и является браком, просто не оформленным вовремя.
- Списание по неправильной цене. Если списание брака или недостачи проводится не по текущей себестоимости позиции (например, вручную указана произвольная сумма), средняя себестоимость остатка искажается для всех последующих отгрузок этого SKU — не только для списанной партии.
- Излишек, оприходованный без проверки. Как показано выше, при замаскированной пересортице оприходование по средней себестоимости искажает маржу сразу по двум связанным SKU: заниженная у одного, завышенная у другого — отчёт «Прибыльность» начинает врать по обеим позициям.
Полная методика настройки корректной себестоимости — от закупочных цен в приёмках до возвратов с маркетплейсов — в статье про себестоимость (ссылка в блоке «Читайте также»).
Типовой сценарий: как это работает вместе
Чтобы собрать порядок действий в одну картину — вот как выглядит связка «брак → недостача → статьи расходов» на практике, без привязки к конкретной компании.
Розничный склад с оптовым каналом и одним маркетплейсом ведёт списания одной статьёй «Складские расходы» — за квартал набегает сумма, которую никто не может разложить на составляющие. Первым шагом заводят пять статей расходов из таблицы выше и отдельный склад «Брак». Дальше — регламент: любое повреждение при приёмке фиксируется актом и попадает в статью «Брак — приёмка» в тот же день, а не «когда руки дойдут».
Через месяц выясняется, что 60% суммы брака приходится на одну товарную категорию при приёмке от одного поставщика — раньше эта цифра была не видна, потому что тонула в общей сумме. Параллельно еженедельная выборочная инвентаризация по топ-позициям начинает показывать небольшие, но регулярные недостачи по двум похожим SKU — разбор показывает пересортицу на этапе сборки заказа, а не реальную потерю товара. После введения сканирования при отгрузке эти недостачи почти исчезают.
Результат связки — не нулевые потери (это недостижимо ни в одной системе учёта), а управляемость: собственник видит, на чём именно теряет компания, и может принять решение — сменить поставщика, изменить условия хранения или доработать процесс сборки, — вместо того чтобы просто наблюдать растущую сумму в «прочих расходах».
7 ошибок при списании брака и недостач
1. Одна статья расходов на всё
Следствие: невозможно понять, что теряет компания — на браке, на недостачах или на ошибках учёта. Решение: минимум пять статей расходов по точке возникновения (см. таблицу выше).
2. Списывают без указания причины
Следствие: аналитика по причинам недоступна даже при разделении на статьи — просто «списание», без деталей. Решение: обязательное текстовое поле или атрибут «причина» в каждом документе.
3. Не заводят отдельный склад «Брак»
Следствие: бракованный товар синхронизируется на маркетплейсы как доступный остаток, покупатель оформляет заказ на то, что физически нельзя отгрузить. Решение: отдельный склад «Брак», не участвующий в синхронизации с площадками.
4. Оприходуют излишек без проверки на пересортицу
Следствие: реальная причина расхождения (перепутанные похожие SKU) не устраняется и повторяется каждый цикл инвентаризации. Решение: сверять излишек с недостачами по похожим позициям до проведения оприходования.
5. Затягивают оформление списания брака
Следствие: остатки в системе не совпадают с фактом, следующая инвентаризация фиксирует «недостачу» там, где на деле давно известный брак. Решение: списание брака — в день обнаружения, не «накопим за неделю».
6. Списывают недостачу по произвольной цене
Следствие: средняя себестоимость позиции искажается для всех будущих отгрузок этого SKU, не только для списанного количества. Решение: списание — по текущей учётной себестоимости, без ручных корректировок «на глаз».
7. Не разбирают причины на регулярной основе
Следствие: списания повторяются из месяца в месяц по одним и тем же позициям без изменения процесса. Решение: ежемесячный разбор сумм по статьям расходов на планёрке — не только фиксация факта, но и решение, что изменить.
FAQ
Чем брак отличается от недостачи в МойСклад?
Брак — это физически повреждённый или испорченный товар, который списывается документом «Списание» с причиной «брак» в момент обнаружения. Недостача — это расхождение между учётным и фактическим количеством, которое выявляется при инвентаризации и закрывается отдельным списанием с причиной «недостача по инвентаризации». Это разные документы по смыслу, даже если оба технически оформляются через «Списание».
Как правильно списать брак в МойСклад?
Переместить бракованную позицию на отдельный склад «Брак» (Склад → Перемещения), затем создать документ Склад → Списания → Создать с указанием количества, статьи расходов «Брак» и причины возникновения (приёмка, хранение, производство, возврат). Не смешивать с общей статьёй складских расходов.
Нужен ли отдельный склад для брака?
Да. Без отдельного склада бракованный товар остаётся в общем остатке и может синхронизироваться на маркетплейсы как доступный для продажи — это прямой риск получить заказ на то, что физически нельзя отгрузить.
Что делать, если при инвентаризации найдены и излишек, и недостача по похожим товарам?
Сначала проверить на пересортицу: если суммы близки, скорее всего товар отгрузили или приняли под неправильным артикулом, а не «потеряли» и «нашли» независимо. Подробный разбор причин и решение — в статье про пересортицу на складе.
В какую статью расходов должна попадать недостача?
В отдельную статью «Недостачи по инвентаризации», не в общую статью складских расходов и не в одну статью с браком. Разделение статей — единственный способ увидеть в отчётах, что именно теряет компания: физическую порчу товара или ошибки учёта.
Как списание брака влияет на себестоимость?
Если списание проведено с задержкой, остатки в системе завышены относительно факта — следующая инвентаризация покажет «недостачу», которая на деле давно известный брак. Если списание проведено по неправильной цене (не по текущей себестоимости), средняя себестоимость позиции искажается для всех будущих отгрузок этого SKU.
Можно ли отменить или исправить документ списания?
Да, через отмену проведения документа с последующим исправлением количества, статьи расходов или причины и повторным проведением. В закрытом отчётном периоде исправления согласовывают с бухгалтерией, аналогично корректировкам других складских документов.
Как часто нужно разбирать суммы по статьям расходов «Брак» и «Недостачи»?
Ежемесячно, на регулярной планёрке, отдельно от общего разбора финансовых показателей. Смысл разбора — не зафиксировать сумму, а понять, растёт она или падает по конкретной статье и точке возникновения, и принять решение, что менять в процессе.
Списания растут, а причина остаётся непонятной? Бесплатная диагностика — 15 минут. Разберём вашу структуру статей расходов, покажем, где теряется управляемость, и предложим конкретный порядок настройки: получить диагностику.
Читайте также:
- Себестоимость в МойСклад: пошаговая инструкция
- ABC-анализ остатков в МойСклад: что держать
- Техкарты и выпуск ГП в МойСклад: руководство
- Аудит склада перед МойСклад: чек-лист
Автор: Кирилл Титов, CRMHUB — официальный партнёр МойСклад и Битрикс24. 17 лет в складе и операционных процессах.