Менеджер обещал клиенту 40 штук. На сборке — 12. В отчёте МойСклад по этой карточке минус. На витрине Wildberries вчера ещё «в наличии». Собственник узнаёт не из отчёта, а из чата: «опять продали воздух».
Отрицательный остаток — не баг облака. Это след: отгрузка прошла раньше приёмки, возврат не провели, инвентаризацию закрыли «потом», либо канал маркетплейса снял больше, чем было доступно. Пока минус можно провести, система врёт всем сразу: менеджеру, кассе, выгрузке на FBS.
Ниже — как найти минусы, разобрать причину, закрыть документы и включить запрет отгрузки без товара. Это не замена полной инвентаризации: без пересчёта вы лечите симптом в таблице, а полка остаётся другой.
| Задача на сегодня | Куда в МойСклад |
|---|---|
| Список минусов | Товары → Остатки (иногда Склад → Остатки), фильтр по Остаток < 0 |
| Не плодить новые | Меню пользователя → Настройки → Настройки компании → «Запретить отгрузку товаров, которых нет на складе» |
| Не оприходовать пачкой | Карточка товара → обороты → документ-виновник |
Если минус вместе с «уехал не тот товар» — сначала пересортица.
Что получите
- Что означают колонки «Остаток» и «Доступно», когда они красные
- Подтверждённый путь запрета отгрузки без товара
- Порядок разбора: не «оприходовать на глаз», а найти документ
- Связь минуса с пересортом, резервами и каналами FBS / FBO
- Регламент на неделю и FAQ
- Если менеджер продаёт из CRM без склада — заказ в Битрикс24 без остатка
Что такое минус и чем он опасен
В МойСклад остаток становится отрицательным, когда расходных документов по SKU больше, чем приходных на этом складе. Система может это провести, если не включён запрет.
Минус бьёт не только по красоте отчёта:
- Выгрузка на маркетплейс показывает наличие, которого нет — покупатель оплачивает, вы ловите отмену или штраф площадки.
- Себестоимость и прибыльность по позиции едут: списывать «из воздуха» не из чего.
- Закупки смотрят на враньё: автозаказ либо молчит, либо заказывает не то.
- Инвентаризация потом закрывает уже накопленный ком, а не одну ошибку смены.
«Доступно» ещё хуже для продаж: это остаток минус резервы. Можно иметь плюс на полке и ноль к отгрузке — или наоборот, обещать то, что уже держит другой заказ. Смотрите обе колонки, не одну.
Кому это уже горит
- Селлер FBS: один остаток кормит витрину и оптовые счета.
- Несколько складов: отгрузка с «не того» склада, перемещение не провели.
- Связка с сайтом или CRM: канал продаёт быстрее, чем кладовщик проводит приёмку.
- База стартовала с Excel «как помним» — минусы сидят с первого месяца.
Если минусов единицы и вы знаете документ — закроете за вечер. Если минус «по всему прайсу» — сначала отчёт, потом запрет, не наоборот: запрет встанет стеной перед каждой кривой отгрузкой, и смена начнёт обходить систему.
Как найти отрицательные остатки
Путь отчёта в справке МойСклад: Товары → Остатки. В части интерфейсов тот же отчёт открывается как Склад → Остатки. Ориентир — колонки Остаток и Доступно, не название пункта в любимом браузере.
- Откройте отчёт «Остатки».
- Фильтр по полю Остаток: только отрицательные. При необходимости отдельный проход по Доступно.
- Зафиксируйте склад. Минус на одном складе при плюсе на другом — часто не пропажа, а не проведённое перемещение.
- Откройте карточку товара → связанные документы / обороты за период, когда ушли в минус.
- Выпишите три последних расходных документа: отгрузка, розничная продажа, списание, перемещение, заказ в резерве.
Не закрывайте минус оприходованием «чтобы цифра стала нулём». Сначала назовите документ-виновник. Иначе через неделю минус вернётся той же операцией.
Из отчёта справка МойСклад позволяет печатать остатки, в том числе по сериям, и слать выгрузку на электронную почту по расписанию. Для разбора минусов хватает фильтра и оборотов; красивая рассылка собственнику — второй шаг.
Откуда берётся минус: шесть причин
1. Отгрузка раньше приёмки
Фура ещё на рампе, менеджер уже отгрузил вчерашний заказ «с колёс». Документ расхода прошёл, приход — вечером или «в понедельник». Классика опта и FBS в пик.
2. Приёмку не провели, товар на полке есть
Физически привезли, в систему не ввели. Списали продажу — остаток ушёл ниже нуля. Лечится дисциплиной приёмки, не кнопкой «исправить остаток».
3. Возврат, брак и списание мимо документа
Вернули на полку без возврата покупателя. Списали бой пятой строкой в отгрузке. Недостачу «потом инвентаризацией». Минус или дыра в себестоимости — см. списание брака и недостач.
4. Резервы и «доступно»
Заказ резервирует количество. Вторая отгрузка берёт тот же остаток, если не включён запрет отгрузки зарезервированного. Для менеджера «в системе ещё есть». Для склада — уже нет.
5. Два канала, один остаток
FBS и FBO, сайт и касса, два кабинета маркетплейса на одну карточку. Пока склады и выгрузки не разведены, минус — вопрос времени. Схема каналов — в статье FBS и FBO в одном контуре.
6. Комплекты, сборка, производство
Списали готовую позицию, комплектующие не списали — или наоборот. Минус на комплектующей при «нормальном» остатке набора. Это уже техкарты и комплектация, не «сломанный отчёт».
Пересорт даёт соседнюю картину: по одному SKU минус, по соседнему плюс. Не чините это двумя оприходованиями. Сначала пересорт.
Как закрыть уже существующий минус
Порядок жёсткий. Не переставляйте шаги.
- Стоп новых отгрузок по этому SKU, пока не поняли причину. Иначе вы увеличите минус.
- Найдите документ. Обороты → расход без прихода, отгрузка с чужого склада, дубль.
- Исправьте документ, если он ошибочен: не тот склад, не то количество, проведён раньше приёмки. Не удаляйте историю «чтобы красиво» — нужен след.
- Если товар физически есть, а в системе нет — оприходование или приёмка с основанием (накладная, УПД), не круглое число «с потолка».
- Если товара нет — списание или закрытие через инвентаризацию, отдельная статья расходов. Не прячьте в «прочее».
- Если минус на одном складе, плюс на другом — перемещение, затем проверьте адрес, куда кладовщик реально кладёт.
- Повторите фильтр отрицательных. Список должен стать короче на разобранные SKU, не «обнулиться пачкой».
Когда минусов десятки и никто не помнит документы — не геройствуйте оприходованием всего прайса. Делайте выборочную инвентаризацию проблемных позиций, затем полную по зоне. Иначе вы закрепите враньё как новую правду.
Как запретить уход в минус
Справка МойСклад, не фольклор чатов.
- Меню пользователя → Настройки → Настройки компании.
- Включите «Запретить отгрузку товаров, которых нет на складе». Если товара нет в остатках, продать его нельзя.
- При необходимости включите «Запретить отгрузку зарезервированных товаров». Пункт доступен только если включён запрет из шага 2. Зарезервированное нельзя отгрузить по другому заказу.
- Для товаров с учётом по серийным номерам отдельно: «Запретить отгрузку отсутствующих серийных номеров».
- Сохранить вверху страницы.
Это не «запрет отрицательных остатков» как отдельная магическая галочка — в справке формулировка про отгрузку. Смысл тот же: расход без остатка система не проведёт.
Когда включать:
- После того, как разобрали текущий список минусов или хотя бы топ по деньгам.
- Когда смена понимает, что делать, если документ не проводится: ждать приёмку, а не просить «откройте минус на час».
Когда не включать первым шагом: база уже в минусе по сотням SKU, завтра отгрузки FBS. Сначала разбор и инвентаризация, иначе встанет отгрузка.
Запрет не лечит выгрузку на маркетплейс, если канал забирает остаток раз в N минут и продаёт в щель. Запрет закрывает документ в МойСклад. Щель на витрине закрывают резерв, частота обмена и раздельные склады каналов.
Практический пример
Профиль: селлер, свой склад, FBS плюс пара оптовых счетов в неделю.
Было: запрет отгрузки выключен «чтобы не мешал в пик». Приёмку бьют вечером. Минусы видят, когда клиент пишет. Инвентаризацию делают раз в год.
Сделали: каждый день фильтр отрицательных — 5 минут, как в регламенте по пересорту. По топ-SKU ищут документ, не оприходуют пачкой. Через неделю включили запрет отгрузки без товара и запрет чужого резерва. Выгрузку FBS посадили на доступный остаток своего склада, не на «всё, что кажется».
Итог типового контура: минус перестаёт быть нормой смены. Цифр «минус исчез на 100%» здесь нет — без вашей базы это выдумка.
Ежедневный минус в отчёте и срыв отгрузок? Разберём базу за 15 минут.
Регламент, который держит ноль
| Когда | Что сделать | Сколько |
|---|---|---|
| Ежедневно | Отчёт «Остатки», фильтр отрицательных и странного «доступно» | 5–10 мин |
| Ежедневно | Незакрытые приёмки за вчера | 5 мин |
| Еженедельно | Разбор SKU, которые уходили в минус повторно | 30 мин |
| Еженедельно | Выборочная инвентаризация 15–20 таких SKU | по факту зоны |
| После пика МП | Сверка: заказы площадки ↔ отгрузки МойСклад | 20–40 мин |
Правило смены: документ не проводится — не просим администратора снять запрет. Ищем приёмку, склад, резерв. Снять запрет «на час» = вернуть минус как процесс.
Типичные ошибки
- Оприходовать все минусы одной датой. Цифра красивая, причина убита. Через месяц те же SKU.
- Включить запрет на грязной базе. Отгрузки встанут. Смена начнёт обходные схемы.
- Смотреть только «Остаток», игнорировать «Доступно». Продадите зарезервированное.
- Лечить минус на складе А, не глядя на склад Б. Часто это перемещение.
- Считать минус «особенностью маркетплейса». Площадка продаёт то, что вы ей отдали в выгрузке.
- Удалять отгрузки, чтобы остаток сошёлся. Ломаете историю, сверку с 1С и претензии.
- Путать минус остатка с отрицательной маржой. Маржа — про деньги в отчёте прибыльности. Остаток — про штуки на складе. Лечатся по-разному.
FAQ
Можно ли работать с минусом «как все»?
Можно. Это решение смириться с перепродажами и кривой себестоимостью. Для склада с маркетплейсом это обычно дороже, чем запрет и дисциплина приёмки.
Почему запрет включили, а минус в отчёте остался?
Запрет не удаляет старые минусы. Он не даёт сделать новые расходные документы без остатка. Старое закрывают разбором и инвентаризацией.
Остаток плюс, доступно минус или ноль — это поломка?
Часто это резервы. Смотрите заказы покупателя по этой карточке. Не оприходуйте «чтобы доступно стало как остаток» — вы спрячете чужой резерв.
Минус только по комплекту. Набор в плюсе. Что делать?
Проверьте сборку и техкарту: что списывается при комплектации. Не чините минус комплектующей оприходованием готового набора.
Помогает ли инвентаризация сама по себе?
Помогает увидеть факт. Закрытие минуса без причины вернёт его завтра. Инвентаризация + запрет + регламент приёмки работают вместе.
Нужно ли разрешать минус кладовщику с особым правом?
Если заведёте такое исключение, оно станет основным процессом за две недели. Лучше отдельный склад «транзит / приёмка» и правило: не отгружать с транзита.
Как минус связан с автозаказом?
Автозаказ смотрит на остаток и неснижаемый. Минус искажает потребность. Сначала ноль по вранью, потом минимальные остатки и автозаказ.
Что делать прямо сегодня, если отгрузки идут?
Вечером — фильтр минусов, разобрать топ-10 по сумме или по срывам. Завтра — запрет, если топ закрыт. Не включать запрет в час пик пятницы на грязной базе.
Что сделать на этой неделе
- Товары → Остатки (или Склад → Остатки): выгрузить отрицательные, назначить хозяина разбора.
- По каждому топ-SKU назвать документ, не «оприходовать».
- Когда список короткий — Настройки компании: запрет отгрузки без товара и запрет чужого резерва.
- В регламент смены: документ не проводится → ищем приёмку, не админа.
Если минус сидит месяцами и уже кормит витрину — это настройка контура, не одна галочка. Диагностика 15 минут.