В МойСклад по товару отрицательный остаток, а сотрудники спорят, был ли он на складе. Если просто добавить количество, отчёт станет спокойнее, но ошибка документов и стоимости может остаться.
Минус означает, что отражённый расход превысил приход по выбранной позиции и месту. Начните с восстановления движений одного товара: так можно найти причину, не меняя всю базу.
Что проверить первым
В отчёте остатков выберите отрицательные значения и откройте движения проблемного товара. Сравните склад, даты, единицы и проведённость документов с фактическими операциями. Справка отчёта описывает доступные фильтры.
Частые причины: пропущенная приёмка, отгрузка не с того склада, неправильный вариант, двойной документ, расход раньше прихода или перемещение без полного отражения.
Как исправлять
- Сохраните исходные сведения и найдите документы, создавшие разницу.
- Подтвердите факт: пересчёт и основания поступления или расхода.
- Исправьте ошибочный документ согласованным способом.
- Если обнаружены реальные излишки или потери, оформите их по результатам проверки.
- Пересчитайте остаток и проверьте стоимость связанных продаж.
- Проверьте, не воспроизводит ли ошибку интеграция.
Учебная ситуация: приход записан на карточку A, расход — на похожую B. В учёте появляется лишний запас A и возможный минус по B, хотя речь шла об одном физическом товаре. Нужна проверка соответствия товара, а не дополнительный приход B «для закрытия минуса».
Как предупредить повторение
Согласуйте момент оформления приёмки и отгрузки. Уберите дубли, проверьте обмен и права исправления. Если используются ограничения продажи сверх наличия, проверьте их в нужных документах и приложениях; наличие настройки не гарантирует одинаковое поведение всех каналов.
Отдельно решите, допускает ли бизнес предзаказ под закупку или производство. Предзаказ не должен маскироваться как фактическая отгрузка.
Ограничения и результат
Массовое оприходование без оснований меняет запас и может исказить стоимость. Не исправляйте задним числом закрытые периоды без согласования с ответственным за учёт.
Готовность — по контрольной позиции факт и документы сходятся, причина названа, а повторная обычная операция не создаёт минус.
См. инвентаризация и себестоимость.