KPI склада в МойСклад: что считать и не врать себе 2026

Отгрузки идут, явных жалоб немного, склад «вроде работает». А маржа за квартал почему-то ниже, чем должна быть при таком обороте, и никто не может сказать, на каком именно шаге теряются деньги.

Проблема обычно не в том, что на складе бардак. Проблема в том, что собственник и логист смотрят на процесс, а не на цифры: количество отгрузок в день, общий остаток на складе, «вроде укладываемся в сроки». Это ощущения, не KPI. Ощущение «вроде работает» и факт «работает» расходятся ровно там, где никто не считает конкретные метрики регулярно.

Ниже — 7 KPI склада, которые реально можно посчитать в МойСклад: где смотреть готовый отчёт, а где считать руками, какие диапазоны считаются нормой и что делать, если цифры «зелёные», а денег всё равно не хватает.

Зачем KPI склада, если и так «вроде работает»

«Вроде работает» — это отсутствие видимых сбоев, а не отсутствие потерь. Склад может исполнять 95% заказов в срок и одновременно терять деньги на трёх местах, которые никто не измеряет: на неликвиде, который замораживает оборотные средства, на пересортице, которая не долетает до жалобы клиента, потому что кладовщик тихо всё исправил, на списаниях, которые прячутся в общей статье расходов.

KPI склада — не отчётность для галочки и не микроменеджмент кладовщика. Это способ увидеть проблему за 5 минут, а не через квартал, когда она уже стоила денег. Разница между собственником, который управляет складом по фактам, и собственником, который управляет по ощущениям, — именно в наличии этих 5 минут еженедельно.

Есть и обратная ошибка: считать KPI ради самих KPI, без разбора причин отклонений. Метрика, которая просто фиксируется, но не приводит к действию, — трата времени, а не управление. Дальше — конкретный набор из 7 метрик, которые стоит считать именно на складе с МойСклад, и что делать с каждой.

7 KPI, которые реально считаются в МойСклад

Не все 7 метрик МойСклад отдаёт готовым отчётом в один клик — часть требует связки двух отчётов или дополнительного поля в карточке товара. Это нормально: разница между «есть готовый отчёт» и «нужно посчитать руками» — не повод отказываться от метрики, а вопрос, сколько времени займёт сводка раз в неделю.

KPI	Что показывает	Источник в МойСклад
1. Точность остатков	Совпадает ли учёт с фактом на полке	Готовый отчёт: документ «Инвентаризация»
2. Время сборки заказа	Сколько реально длится путь от заказа до отгрузки	Расчёт по датам документов / данные ТСД
3. Пересортица и ошибки комплектации	Как часто клиент получает не то, что заказал	Расчёт: рекламации к числу отгрузок
4. Оборачиваемость запасов	Как быстро деньги в товаре превращаются в деньги на счёте	Готовый отчёт + расчёт: «Обороты» + средний остаток
5. Доля просроченных отгрузок	Держит ли склад обещанный срок	Расчёт по датам заказов и отгрузок
6. Заполненность адресного хранения	Не упирается ли склад в физическую вместимость	Расчёт: занятые ячейки к общему числу
7. Списания и недостачи в % от оборота	Сколько реально «сгорает» в деньгах	Готовый отчёт: «Списание» + отчёт по продажам

Дальше — по каждому KPI: формула, где смотреть, и на что он реально влияет.

KPI 1. Точность остатков (расхождения после инвентаризации)

Базовая метрика, без которой остальные шесть считать бессмысленно: если учёт не совпадает с фактом на полке, любая аналитика на основе остатков — аналитика по несуществующим цифрам.

Формула:

Точность остатков = 1 − (Сумма расхождений по модулю / Учётная стоимость остатков на момент счёта)

Считается по документу инвентаризации: столбец «Расхождение» показывает разницу между учётным и фактическим количеством по каждой позиции, недостачи и излишки суммируются по модулю, не взаимно гасятся.

Где смотреть: документ Склад → Инвентаризации после проведения. Подробный порядок полной и выборочной инвентаризации, включая работу с ТСД, — в статье «Инвентаризация в МойСклад: полная и выборочная».

Ориентир: точность остатков заметно ниже 97–98% по группе A обычно означает не разовую ошибку, а системную проблему процесса — приёмку без сверки, отгрузку без сканирования или параллельный учёт в Excel.

Важно: метрика бессмысленна как разовое число. Считать нужно регулярно — иначе вы получаете снимок на конкретную дату, а не тренд, по которому видно, растут расхождения или сокращаются.

KPI 2. Время сборки заказа

Показывает, сколько реально времени уходит от постановки заказа в очередь на сборку до момента, когда он готов к отгрузке. Медленная сборка — это не только недовольный клиент, это упущенная пропускная способность склада: те же люди могли бы собрать больше заказов за смену.

Формула:

Время сборки = Дата/время проведения отгрузки − Дата/время постановки заказа на сборку

Где смотреть: готового отчёта «среднее время сборки» в МойСклад нет — метрику собирают из временных меток документов заказа покупателя и отгрузки (выгрузка списка документов с датами создания и проведения) либо из статистики терминала сбора данных, если склад работает с ТСД и там фиксируется старт/финиш сборочного листа.

Что реально влияет на этот KPI: отсутствие адресного хранения — главная причина, по которой сборка растягивается: кладовщик ищет позицию по памяти вместо того, чтобы идти по готовому маршруту с указанием зоны и ячейки. Если сборка стабильно занимает больше 10–15 минут на заказ — это повод смотреть в сторону ячеек, а не в сторону «кладовщик медленный».

Ориентир: для склада без крупногабарита и с адресным хранением нормальное время сборки среднего заказа — единицы минут; десятки минут на заказ обычно сигнал о проблеме процесса, а не о сложности конкретного заказа.

KPI 3. Пересортица и ошибки комплектации

Клиент получил не тот товар, не то количество или не тот размер/цвет из линейки — метрика показывает, как часто это происходит относительно объёма отгрузок, а не в абсолютных числах.

Формула:

% пересортицы = Число отгрузок с подтверждённой пересортицей / Общее число отгрузок за период × 100%

Считать нужно именно подтверждённые случаи — рекламации, возвраты «не то», расхождения при инвентаризации, которые по модели «плюс по одному SKU, минус по похожему на ту же сумму штук» указывают на пересорт, а не на реальную недостачу.

Где смотреть: данных по возвратам и рекламациям в МойСклад может быть недостаточно самих по себе — источники: документы «Возврат покупателя» с причиной, обращения от службы поддержки маркетплейсов, отчёт по расхождениям инвентаризации. Разбор корневых причин пересортицы и пошаговое закрытие — в статье «Пересортица на складе: 7 причин и как закрыть».

Ориентир: пересортица чаще одного случая на сотню отгрузок — уже повод разбирать процесс сборки, а не считать это «человеческим фактором».

KPI 4. Оборачиваемость запасов

Показывает, как быстро деньги, вложенные в товар на складе, превращаются обратно в деньги от продаж. Низкая оборачиваемость по конкретным позициям — это замороженные оборотные средства, даже если общий остаток на складе выглядит «нормальным».

Формула:

Оборачиваемость (раз за период) = Расход за период / Средний остаток за период
Дней запаса = Средний остаток / (Расход за период / Число дней в периоде)

Где смотреть: данные для расчёта — отчёт Отчёты → Обороты (расход по позиции за период) и остатки на начало/конец периода для среднего значения. Отдельного готового отчёта «оборачиваемость» в одну цифру по каждой позиции МойСклад не считает сам — но структурировать номенклатуру по вкладу в результат и предсказуемости спроса, чтобы понимать, для каких позиций низкая оборачиваемость — это норма (сезонный товар, редкий спрос), а для каких — проблема, помогает отчёт «ABC/XYZ-анализ».

Важно: одинаковая оборачиваемость «в среднем по складу» ничего не говорит о конкретной проблеме. Считать нужно хотя бы по группам, а не по одной общей цифре — иначе быстрый оборот топ-позиций маскирует неликвид, который годами лежит мёртвым грузом.

KPI 5. Доля просроченных отгрузок

Показывает, насколько склад держит обещанный клиенту или каналу продаж срок отгрузки — метрика прямо связана с доверием клиентов и штрафами маркетплейсов за просрочку.

Формула:

% просрочки = Число отгрузок после плановой даты / Общее число отгрузок за период × 100%

Где смотреть: плановая дата отгрузки должна быть зафиксирована в заказе покупателя (поле даты отгрузки или дополнительное поле, если работаете без встроенного планирования), фактическая — дата проведения документа отгрузки. Список заказов с фильтром по этим двум датам даёт исходные данные для расчёта; для маркетплейсов срок отгрузки обычно приходит из личного кабинета площадки и его нужно сверять с фактом отдельно.

Ориентир: доля просрочек выше нескольких процентов от общего объёма отгрузок — сигнал смотреть не на конкретного сотрудника, а на то, успевает ли склад физически обработать текущий поток заказов при текущей численности и раскладке.

KPI 6. Заполненность адресного хранения

Показывает, насколько склад упирается в физическую вместимость ячеек — метрика важна только там, где адресное хранение уже настроено, но без неё легко пропустить момент, когда склад «незаметно» перестал вмещать текущий оборот.

Формула:

% заполненности = Число занятых ячеек / Общее число ячеек × 100%

Где смотреть: статус ячеек «занята/свободна» виден в блоке адресного хранения на карточке склада; для сводной цифры по всему складу список ячеек со статусом выгружается и считается по количеству занятых. Как спроектировать зоны и ячейки, если адресного хранения ещё нет, — отдельная тема, требующая своей инструкции по настройке склада в МойСклад.

Ориентир: стабильная заполненность выше 85–90% — сигнал не к «потерпеть», а к пересмотру раскладки или расширению площади: при таком уровне приёмка новых партий начинает буксовать, а сборка занимает больше времени из-за перегруженных зон.

Важно: метрика без адресного хранения не считается физически — есть только общая площадь склада «на глаз». Это не блокирует остальные 6 KPI, но сама по себе заполненность станет доступна только после перехода на зоны и ячейки.

KPI 7. Списания и недостачи в % от оборота

Показывает, сколько реально «сгорает» в деньгах на браке, порче и недостачах — не в абсолютной сумме списаний, а относительно оборота, чтобы можно было сравнивать периоды и склады между собой.

Формула:

% потерь = Сумма списаний по недостачам и браку за период / Выручка (или себестоимость реализации) за период × 100%

Где смотреть: документы Списание с отдельной статьёй расходов «Недостачи»/«Брак» — если списания сейчас идут в общую статью, посчитать эту метрику отдельно от прочих расходов невозможно, и первым шагом будет завести отдельную статью, а не сразу требовать точный процент.

Ориентир: доля списаний выше 1–2% от оборота по товарной группе — повод разбирать не «сколько потеряли», а «на каком этапе» — приёмка, хранение, сборка или транспортировка чаще всего дают эти потери.

Как собрать сводку без Excel: отчёты МойСклад

Из 7 KPI выше в МойСклад «из коробки» без ручной сборки данных доступны частично: точность остатков считается прямо в документе инвентаризации, списания — в отчёте по расходам, обороты для оборачиваемости — в готовом отчёте. Время сборки, просрочка отгрузок и заполненность ячеек требуют дополнительного поля или выгрузки с последующим расчётом — единой панели отчётов, которая сама сводит все 7 метрик, система не даёт.

Практический выход — не искать волшебный отчёт на все случаи, а собрать одну регулярную сводку:

Что берётся готовым — точность остатков из инвентаризации, обороты и остатки для расчёта оборачиваемости, суммы списаний по статье «Недостачи».
Что считается по выгрузке — время сборки и просрочки по датам документов заказа и отгрузки, заполненность по списку ячеек.
Куда сводится — таблица (Google Таблица или Excel вне склада, не как рабочий учёт, а как еженедельная сводка) с 7 строками и трендом за последние 4–8 недель, а не одна цифра за раз.
Кто обновляет — один ответственный, не «по очереди» и не сам собственник вручную каждую неделю, если склад уже не маленький.

Сводка не должна занимать больше 15–20 минут в неделю на сборку — если занимает дольше, скорее всего, вы пытаетесь считать слишком детально то, что на этом этапе достаточно смотреть по группам.

Получить диагностику — если непонятно, какие из 7 KPI считать первыми при вашем объёме и ассортименте, за один созвон разберём, что реально нужно на старте, без «настроим отчёты по всем метрикам сразу».

Типовая ситуация: KPI «зелёные», деньги теряются

Компания с розницей и одним маркетплейсом смотрит на склад через одну метрику — процент выполненных в срок отгрузок. Он держится на уровне 97–98%, и по этому показателю всё «зелёное»: план выполняется, жалоб на просрочку почти нет.

При этом отдельно никто не считает оборачиваемость по группам и долю списаний от оборота. Через несколько месяцев разбора выясняется: чтобы держать высокий процент отгрузок в срок, склад закупает избыточный страховой запас по широкому кругу позиций «на всякий случай» — это замораживает деньги в товаре, который продаётся медленно. Параллельно недостачи по мелким позициям списываются в общую статью расходов и не видны отдельной строкой — сумма за квартал оказывается заметно выше, чем предполагали, когда наконец завели отдельную статью и пересчитали задним числом.

Ни один из этих двух KPI по отдельности не был «плохим» — просрочки в норме, товар физически на складе есть. Проблема была в том, что смотрели на одну метрику вместо связки минимум из трёх-четырёх: срок отгрузки, оборачиваемость, доля списаний, точность остатков. По одному показателю склад может выглядеть образцовым и одновременно терять деньги там, куда никто не смотрит.

Типичные ошибки

Смотрят только на срок отгрузки — самый заметный KPI для клиента, но не единственный, где теряются деньги: списания и замороженные остатки не видны, если считать только просрочки.
Один средний показатель на весь ассортимент — оборачиваемость «в среднем по складу» маскирует и дефицит по топ-позициям, и неликвид в хвосте, если не разбивать хотя бы по группам.
KPI считают раз в квартал — точность остатков и пересортица дают эффект только при регулярном, а не разовом контроле; квартальный снимок ловит проблему, когда она уже большая.
Списания идут в общую статью расходов — без отдельной статьи «Недостачи»/«Брак» посчитать реальный процент потерь от оборота невозможно, метрика существует только на бумаге.
Никто не назначен ответственным за конкретный KPI — метрика, у которой нет владельца, обновляется нерегулярно и не приводит к действию, даже если формально «считается».
Внедрили ТСД или адресное хранение, но не пересчитали KPI под новый процесс — оборудование появилось, а метрики времени сборки и заполненности ячеек так и не завели, хотя данные для них теперь есть.
Гонятся за «красивой» цифрой без разбора причины отклонения — KPI ухудшился, отчёт зафиксировал факт, но никто не прошёл по цепочке «почему» до конкретного шага процесса.

FAQ

Как часто пересчитывать KPI склада?

Точность остатков и пересортицу — еженедельно хотя бы по товарам группы A, оборачиваемость и заполненность ячеек — раз в месяц, списания и недостачи — ежемесячно с разбором на планёрке. Реже — вы теряете возможность поймать проблему, пока она маленькая; чаще для всех метрик подряд — избыточная трудоёмкость без дополнительной пользы.

Кто отвечает за KPI — кладовщик или логист?

За операционные метрики (точность остатков, пересортица, время сборки) — старший кладовщик или руководитель склада, они управляют процессом напрямую. За связку с деньгами (оборачиваемость, списания в % от оборота, просрочки в контексте штрафов маркетплейсов) — логист или собственник, потому что эти решения требуют доступа к закупкам и коммерческим данным, не только к складским документам.

Можно ли KPI без адресного хранения?

Да, 6 из 7 KPI считаются без адресного хранения — точность остатков, пересортица, оборачиваемость, просрочки и списания не зависят от того, есть ли на складе ячейки. Недоступна только заполненность адресного хранения — она физически не существует как метрика без зон и ячеек. Время сборки заказа тоже можно считать без адресного хранения, но без ячеек оно почти всегда будет выше, чем могло бы быть.

Как связать KPI склада с KPI менеджеров?

Через точки, где процессы пересекаются: резерв товара под сделку, срок отгрузки, который менеджер обещал клиенту, и подтверждение отгрузки по факту. Если KPI склада и KPI менеджера считаются в разных системах и никогда не сверяются, срыв обещания клиенту всегда можно списать на «склад не успел» без разбора, кто реально виноват в конкретном случае.

Какой KPI важнее для маркетплейсов?

Доля просроченных отгрузок и точность остатков — обе метрики напрямую связаны со штрафами и снижением показов карточек на площадке. Пересортица здесь тоже критична: отмена или возврат «не тот товар» бьёт по рейтингу продавца сильнее, чем на опте, где с клиентом можно решить вопрос напрямую.

Что делать, если KPI ухудшился после внедрения?

Не откатываться назад, а разобрать, на каком шаге процесс изменился: новый процесс требует времени на адаптацию сотрудников, и краткосрочное ухудшение метрики в первые недели — обычная ситуация. Если ухудшение не проходит за несколько недель, проблема не в привычке, а в том, что новый процесс не закрывает тот сценарий, который раньше работал вручную — это нужно чинить в самом процессе, не в отчёте.

Нужен ли отдельный WMS для KPI?

Не обязательно, если склад среднего размера и МойСклад настроен под ваш процесс — большинство из 7 KPI считаются из данных, которые уже есть в документах системы. Отдельный WMS оправдан при очень большом ассортименте, многозонных складах с высокой интенсивностью или когда нужна автоматическая маршрутизация сборки в реальном времени — тогда часть KPI (особенно время сборки) WMS считает и показывает сам, без ручной выгрузки.

Смотрите на склад по ощущениям, а не по цифрам? Получите диагностику — за 15 минут разберём, какие из 7 KPI у вас уже есть в данных МойСклад, а какие нужно завести.

Читайте также:

Автор: Кирилл Титов, CRMHUB — официальный партнёр МойСклад и Битрикс24. 17 лет в складе и операционных процессах.