План выпуска есть, деньги на закупку потрачены, а сборка всё равно останавливается из-за одной детали. На производстве это бывает, когда закупщик считает по старым остаткам, часть материалов уже обещана другому заказу, а поставка приедет позже запуска.
Чтобы план производства помогал закупкам, нужны четыре связанных ответа: что выпускаем, сколько материалов потребуется, что действительно доступно и что поступит к нужной дате. В МойСклад можно вести изделия, материалы, заказы и выпуск. Способ расчёта общего плана выбирают под ваше производство.
Как меняется решение о закупке
Учебный пример. Для 20 изделий А нужно по две детали, для 10 изделий Б — по три. Всего потребуется 70 деталей. На складе есть 30 свободных деталей, не занятых другими заказами. Ещё 10 подтверждены к поступлению до запуска. Недостача — 30 деталей.
Если поставщик продаёт упаковками по 20, придётся заказать 40. Если подтверждённая поставка опоздает, расчёт нужно пересмотреть. Закупщик видит причину заказа и дату потребности, а руководитель — почему закупают именно столько.
Число «на складе» не всегда равно «можно использовать». Материалы, закреплённые за другими заказами, нельзя обещать второму производству. Ожидаемая поставка тоже не заменяет фактическое наличие.
Что потребуется от компании и какие есть ограничения
Выберите несколько характерных изделий и подтвердите их состав. Подготовьте план выпуска с датами, актуальные остатки, незавершённые заказы поставщикам и условия упаковки. Назначьте ответственных за изменение плана и подтверждение поставок.
Если склад вносит документы раз в неделю, расчёт потребности будет устаревать независимо от программы. Если даты поставок неизвестны, система не сможет достоверно определить, хватит ли материалов к запуску.
Сводный план по всем изделиям, выбор поставщика и формирование закупок проверяют отдельно. Часть задач решается штатными документами, для других может понадобиться отчёт, приложение или доработка. Этот объём нужно определить до начала работ.
Как понять, что настройка работает
На пробном плане ручной расчёт совпадает с выбранной схемой в системе. Учтены чужие резервы, даты поступлений и кратность упаковки. При изменении объёма выпуска ответственный понимает, что пересчитать и какие закупки пересмотреть.
Частичная поставка должна увеличивать фактический запас только на приехавшее количество. После выпуска расход материалов и количество полученных изделий должны объясняться документами.
Подробности: от плана выпуска к закупке
Начните с составов изделий
Техкарта — список материалов и норм расхода для изделия. Сделайте одну проверенную карту, затем используйте её как образец для остальных. Массовая загрузка не исправит неверные нормы: их подтверждает технолог или другой ответственный за производство.
Проверьте единицы измерения и одинаковые детали в разных изделиях. Если одну деталь завели под двумя кодами, общая потребность может разделиться на две позиции. Подробнее — в статье о техкартах.
Выберите документ для плана
Для разных способов работы в МойСклад используются заказы на производство и производственные задания. Производственное задание может включать несколько позиций и показывать материалы для их изготовления.
Важная особенность: остатки на вкладке материалов этого документа показываются без учёта резервов и ожиданий по другим документам. Их нельзя автоматически принимать за свободный запас. Перед закупкой отдельно проверьте, что уже занято и что действительно поступит в срок.
Рассчитайте недостачу
Для каждого материала сложите потребность выбранных изделий. Вычтите свободный физический запас и отдельно — подтверждённые поступления к дате потребности. Показатель «Доступно» в МойСклад уже включает ожидания и вычитает резервы: если используете его, не учитывайте эти величины повторно.
Дальше примените условия поставщика: упаковки, минимальную партию, срок доставки. Запас на потери должен иметь понятное основание. Если потери уже заложены в норму расхода, повторная надбавка завысит закупку.
Не подменяйте расчёт потребности выбором поставщика. Наличие цены ещё не говорит, что поставщик привезёт нужный материал вовремя.
Принимайте поставку по факту
Если заказ приехал частями, отражайте каждую фактическую приёмку и связывайте её с заказом поставщику. Оплата, заказанное количество и поступивший товар — разные сведения.
Не уменьшайте оплаченный счёт только потому, что сегодня привезли часть деталей. Проверьте, сколько ещё ожидается, и сообщите производству об изменении срока. В плане должны различаться материалы, которые уже можно передать в цех, и ожидаемая поставка.
Возвращайте факт выпуска в планирование
Если цех израсходовал больше материала или выпустил меньше изделий, это влияет на следующие закупки. Отразите отклонение и выясните причину: неверная норма, брак, замена материала или ошибка документов.
Налаженный учёт комплектующих даёт исходные остатки, а проверка себестоимости помогает увидеть стоимость фактического выпуска. Подключение продаж и бухгалтерии оценивают с учётом этой схемы.
Частые вопросы
Можно оставить квартальный план в Excel?
Да, если понятно, как он связан с актуальными остатками и заказами. На первом этапе важнее проверяемый расчёт, чем обязательный перенос каждого файла в систему.
Нужно сразу заполнить весь ассортимент?
Начните с показательных изделий. Проверьте общие материалы, разные единицы измерения и хотя бы одну частичную поставку. Затем расширяйте схему.
МойСклад сам выберет лучшего поставщика?
На это нельзя рассчитывать без отдельной согласованной настройки. Срок, качество, цена и условия партии требуют ваших правил выбора.