На производстве с десятками моделей изделий план закупок часто живёт в Excel: собственник вписывает, сколько станков или узлов запустить в квартал, таблица умножает составы на объёмы, вычитает остатки — и получается список «что заказать». Схема привычная и даже рабочая. Пока номенклатура растёт, поставщики возят партиями, а остатки обновляют раз в неделю.
Боль начинается в трёх местах сразу. Первое — остатки в файле уже устарели к середине недели. Второе — приёмка идёт кусками по одному счёту: часть из Китая, часть с токарки, часть с лазера. Третье — техкарты живут «в голове» или в отдельной таблице, которую никто не синхронизирует со складом. В итоге заказ поставщику собирают руками, а потом всё равно правят.
Эта статья — про то, как перенести ту же логику «план → потребность → закупка» в МойСклад: техкарты, заказ на производство, автозаказ недостающего и частичная приёмка. Без обещания «ERP за выходные» и без сказки, что PDF от поставщика сам разложится по строкам.
Что получите
- Одну схему: состав изделия → план выпуска → недостача → заказ поставщику.
- Остатки, которые участвуют в расчёте, берутся из документов склада, а не из пятничной выгрузки.
- Возможность принимать товар частями по одному счёту.
- Себестоимость готового изделия из фактических приходов материалов.
- Понятную границу: что система считает сама, а что всё равно правит человек (брак в поставке, приоритет поставщика, округление партий).
Когда Excel-план уже опасен
| Признак | Почему ломается |
|---|---|
| Номенклатура сотни позиций | Ручной пересчёт даёт ошибки и «забытые» строки |
| Несколько поставщиков на одну деталь | В таблице не видно, у кого реально заказать сейчас |
| Рваная приёмка по квартальному счёту | Файл не держит «заказано / пришло / осталось» |
| Цены меняются каждый квартал | Старые цены в плане → сюрприз в себестоимости |
| Собственник не на складе | Решения по закупке принимаются на устаревших цифрах |
Если узнали себя — цель не «красивый отчёт», а один контур, где план производства и склад говорят на одном языке.
Суть решения в МойСклад
- Номенклатура материалов и готовых изделий.
- Техкарты — сколько чего входит в одно изделие (штуки, метры, комплекты).
- Заказ на производство — сколько изделий запускаете.
- Система считает потребность и сравнивает с остатками.
- На недостающее формируете заказ поставщику (с ручной правкой под брак и партии).
- По счёту делаете несколько приёмок, пока не закроете поставку.
- При выпуске списываете материалы по техкарте — получаете себестоимость.
Это та же математика, что в Excel, только остатки и документы живут в одном месте.
Пошагово: от плана к заказу
Шаг 1. Завести изделия и материалы
Импортируйте справочник из Excel. Разнесите группы: крепёж, лазер, токарка, комплектующие покупные, готовая продукция. Если на складе уже есть своя адресная раскладка — перенесите коды ячеек в карточки или в адресное хранение. Картинки в карточке помогают новому человеку отличить похожие детали — это не «красота», а снижение пересорта.
Шаг 2. Собрать техкарты
Для каждой модели изделия — список материалов и нормы. В МойСклад техкарту можно собрать из справочника или подтянуть составы из файла. Практичный порядок внедрения:
- Выбираете одну эталонную модель (самую показательную по составу).
- Заводите её вместе с интегратором или по инструкции.
- Следующие 2–3 модели делаете сами под контролем.
- Остальной ряд — ваша команда по шаблону.
Массовое «заполните нам все техкарты под ключ» обычно дороже и хуже по качеству: нормы знает производство, не подрядчик.
Шаг 3. Ввести план выпуска
В заказе на производство указываете, сколько изделий нужно. Система разворачивает потребность по техкартам. Это прямой аналог ваших колонок «модель → штук на квартал» в Excel.
Шаг 4. Сверить с остатками и заказать
На недостающее формируете заказ поставщику. Дальше — ручная дисциплина, которую система не заменит:
- добавить запас на входящий брак (система сама «магически» +3% не додумает — правите количество в заказе);
- выбрать поставщика, если на одну деталь их несколько (приоритет задаёте вы; автовыбора «самого надёжного из десяти» нет);
- округлить до кратности упаковки / партии.
Шаг 5. Принять товар частями
Типичный сценарий малого производства: оплатили большой счёт, а везут по 15–20 позиций из сотни, пока остальное едет из Китая или с аутсорса. В МойСклад это штатный режим: счёт (или заказ) остаётся общим, а приёмки создаёте по факту — отметили приехавшее, поправили количество, провели. В следующий раз система показывает, что ещё не закрыто.
Важно: счёт не ломаете «под факт». Меняете приёмку. Иначе разъедутся оплаты и остатки.
Шаг 6. Выпустить изделие и увидеть себестоимость
Когда материалы оприходованы по реальным ценам, выпуск по техкарте тянет себестоимость в готовое изделие. Если на цехе был перерасход — добавляете материалы сверх нормы в документ производства. Так появляется честная картина по марже модели, а не «средняя температура по Excel». Подробнее про расчёт — в инструкции по себестоимости.
Если план и склад до сих пор в разных файлах — разберём контур за 15 минут: техкарты, потребность, частичная приёмка.
Права доступа: кто видит себестоимость
На малом производстве часто один кабинет на всех. Менеджеру по продажам не нужна закупочная цена болта и полная себестоимость станка. В МойСклад это решается ролями: отдельно скрыть себестоимость, закупки, удаление документов. На тарифе без разграничения прав такой схемы не будет — закладывайте тариф с ролями сразу, если в системе будут и склад, и продажи.
Что система не сделает за вас
| Ожидание | Реальность |
|---|---|
| «Сама выберет лучшего из 10 поставщиков» | Нужен приоритет и решение человека |
| «Прочитает любой PDF-счёт» | Нужен XLS/CSV/EDI или общий код/артикул; иначе вручную |
| «Будет работать без интернета на складе» | Облако без сети не обновляет остатки |
| «Заменит бухгалтерию 1С» | Товарный контур и бухучёт — разные задачи; обмен настраивают отдельно |
| «Сайт сам начнёт создавать заказы» | Готовые модули есть у конструкторов; самописная CMS — отдельная оценка |
Честный объём работ на старте экономит месяцы претензий.
Практический пример (обезличенный)
Производство оборудования ведёт квартальный план в Excel: около двадцати моделей, сотни комплектующих, остатки раз в неделю с почты кладовщика. После переноса в МойСклад план вводят как заказы на производство, техкарты держат состав, заказ поставщику собирается из недостачи. Приёмка идёт частями по одному счёту. Собственник удалённо видит остатки и статус поставок без пятничного файла. Закупки перестают быть «пересчётом таблицы ночью» и становятся документами с историей.
Типичные ошибки
- Сразу заводить все техкарты без эталона — ловите ошибки норм на всём ряду.
- Брать тариф без ролей, а потом открывать себестоимость всем.
- Обещать складу работу «как раньше на бумаге» при обрыве мобильного интернета — без сети облако молчит.
- Ломать оплаченный счёт под каждую частичную поставку вместо отдельных приёмок.
- Ждать авторазбора PDF без согласования кодов с поставщиком.
- Тащить в первый этап сайт, 1С, CRM и производство разом — без живого склада.
- Не учить кладовщика документам: система есть, а ввод по пятницам остаётся.
FAQ
Можно ли повторить схему «как в Excel: вбил план — получил потребность»?
Да. Техкарты + заказ на производство + расчёт недостачи дают ту же логику. Отличие — остатки берутся из системы, а не из ручной выгрузки.
Нужно ли заводить все техкарты до запуска склада?
Нет. Сначала склад и приёмка, параллельно — одна эталонная техкарта. Иначе застрянете в справочниках и не начнёте жить в документах.
Как быть с несколькими поставщиками на одну деталь?
Укажите поставщиков в карточке, держите приоритетного первым. Выбор «кому заказать сегодня» остаётся решением закупщика.
Можно ли принимать товар частями по одному счёту?
Да. Это как раз сценарий квартальных оплат и растянутых поставок. Главное — не переписывать оплаченный счёт под каждый приход.
PDF от поставщика подтянет цены сам?
Только если есть табличный файл или общий идентификатор (код/артикул). Иначе цены правят вручную или через промежуточную таблицу.
Какой тариф брать, если нужны права?
Тот, где есть разграничение доступа. Если менеджер не должен видеть себестоимость — закладывайте это в лицензию сразу.
Когда подключать сайт и 1С?
Когда склад и закупки уже не на Excel. Сайт без готового модуля — отдельная оценка. С бухгалтерией часто хватает выгрузки, пока процесс не ясен.
Что сделать дальше
Если план производства до сих пор живёт в таблице, а склад отвечает раз в неделю — начните с диагностики: номенклатура, одна техкарта, как у вас едет приёмка. На странице контакта CRMHUB можно записаться на разбор: покажем, где хватит настройки МойСклад, а где нужен отдельный этап.
Полезные материалы: учёт комплектующих производства, техкарты в МойСклад, себестоимость.