Оптовая компания со своим складом, менеджерами продаж и закупщиком работает в МойСклад — программе для учёта товаров, складских операций и заказов. Менеджер видит лишние закупочные сведения, а склад не может оформить отгрузку под своим доступом. Собственник расширяет разрешения, чтобы работа продолжилась, и уже не уверен, кому какие данные доступны.
CRMHUB помогает настроить доступ так, чтобы команда работала под своими учётными записями. Вместе с ответственным сотрудником определяем нужные документы и действия, согласуем ограничения, настраиваем права и проверяем заказ, отгрузку и приёмку товара. Проверяем также то, что должно быть запрещено. Объём и места проверки согласуем до работ.
Работу принимаем по действиям команды: менеджер оформляет свой заказ без лишних закупочных данных, склад видит документы исполнения, закупщик работает с согласованными закупками. Таблица разрешений и протокол фиксируют проверенное поведение и исключения. Они не заменяют самостоятельную работу сотрудников.
Это подходит и при первоначальной настройке команды, и когда права уже раздавали по мере возникавших проблем. Для первого разговора достаточно описать один лишний доступ или операцию, которую сотрудник не может выполнить. Выделим, какое разрешение и какой рабочий сценарий проверить первыми. Готовое техническое задание и самостоятельный аудит не нужны; изучение аккаунта, настройка и испытания — отдельный согласованный объём.
Какие права нужны менеджеру, складу и закупщику
Права — это данные и действия, доступные сотруднику. Роль доступа — сохранённый набор разрешений для людей с одинаковой работой. Должность помогает начать обсуждение, но не определяет весь набор: один менеджер только принимает заказы, другой ещё согласует возвраты. Эти различия нужно назвать до настройки.
Сначала описывают разрешённую работу. Например, недостаточно записать «складу доступны отгрузки». Нужно понять, какие документы он должен найти, что вправе изменить и когда передаёт вопрос менеджеру. Затем определяют, какие сведения и действия для этой работы не нужны.
Ниже учебная матрица требований. Она показывает, что согласовать и как принимать настройку. Сценарии из неё проверяют в выбранном аккаунте.
На телефоне таблицу можно прокрутить по горизонтали, чтобы увидеть ограничения и проверку результата.
| Роль | Нужная работа | Ограничение и проверка |
|---|---|---|
| Менеджер продаж | Находит согласованных клиентов, оформляет и изменяет разрешённые заказы | Согласованные закупочные данные и лишние действия закрыты. Контрольный заказ выполняется без расширения прав |
| Сотрудник склада | Находит документы сборки и оформляет согласованную отгрузку | Не получает административные полномочия или доступ ко всем закупкам ради одной операции. Выполняет её под своим доступом |
| Закупщик | Работает с нужными закупочными документами и оформляет согласованную приёмку | Видит необходимые закупочные сведения, но не получает ненужных административных полномочий. Контрольная приёмка проходит |
Для сотрудника склада принципиален доступ к заказу, который мог оформить менеджер. Если закрыть всё, что выглядит «чужим», отгрузка может потребовать вмешательства руководителя. Выдача общего пароля не исправляет эту схему: нужен доступ к нужному документу под собственной учётной записью.
Отдел, склад и владелец документа
В справке МойСклад об отделах отдел используется для объединения сотрудников и разграничения доступа. Он не равен складу как месту хранения товара.
Владелец документа также не означает автоматически сотрудника, который его создал. Поэтому ограничение «только свои» нельзя читать как «всё, что я когда-либо оформил». Нужно сверить назначенных владельцев, отделы и индивидуальные права. В контрольный набор включают документ, который менеджер передаёт складу, — это покажет, доступна ли следующему участнику его часть работы.
Как скрыть закупочные цены и себестоимость
Закупочная цена — цена покупки товара у поставщика. Себестоимость — рассчитанная стоимость товара в учёте, которая может включать дополнительные расходы. Это разные показатели; скрытие одного видимого столбца не означает ограничения всех связанных сведений.
В официальной инструкции по правам есть флажок «Видеть себестоимость, цену закупки и прибыль товаров». Для запрета его снимают в настройках прав сотрудника. Доступ к закупочным документам и отдельным действиям настраивают дополнительно. Подробности расчёта показателя — в справке о себестоимости товара.
Принимать такую настройку нужно на согласованных местах, где сотрудник реально работает. Например, менеджер открывает товар и документ продажи, выполняет нужную операцию, а затем проверяют доступность закрытых сведений. Если он использует отчёты, печатные формы, вложения или выгрузку файлов, соответствующие проверки включают в объём отдельно.
Один флажок не подтверждает, что закрыты все финансовые разделы и любой способ получения данных. Но и заранее считать их открытыми нельзя. В протоколе перечисляют проверенные документы, действия и способы вывода, найденные ограничения и оставшиеся вопросы. Это даёт собственнику конкретную область подтверждённого результата вместо обещания защиты от всех возможных утечек.
Почему системной роли «Пользователь» недостаточно
Системная роль задаёт общий уровень доступа к программе. По справке о сотрудниках роль «Пользователь» сама по себе даёт доступ к документам и справочникам; индивидуальные ограничения задаются отдельно. Назначение этой роли вместо администратора ещё не доказывает, что менеджер перестал видеть лишнее.
Администратор обладает широкими полномочиями и не подходит для проверки обычного сотрудника. Если руководитель открыл документ под собой, он подтвердил доступ руководителя. Для приёмки нужны согласованные действия именно под проверяемой ролью.
Сохранённый набор прав можно назначить нескольким людям. При его изменении настройки сразу применяются ко всем сотрудникам с этой ролью. Поэтому просьба «добавьте одному менеджеру возможность» требует сначала выяснить, изменится ли общий набор для других людей и подходит ли им такое разрешение.
Как изменить доступ и не остановить отгрузку
По этому порядку принимают настройку прав вместе с CRMHUB. Контрольные операции готовят после согласования работ; для первого обращения они не нужны.
- Определить нужные операции. Для каждой роли выбрать обычный рабочий документ и действие: заказ менеджера, отгрузку склада, приёмку закупщика.
- Назвать ограничения. Записать, какие данные не должны быть доступны и какие действия запрещены. Общая формулировка «закрыть финансы» слишком широка для проверки.
- Проверить применимость настроек. Уточнить действующую подписку, доступные права, назначенных сотрудников и владельцев документов.
- Настроить согласованный набор. Учесть влияние общей роли и необходимые исключения. Не расширять доступ до администратора только ради продолжения операции.
- Выполнить разрешённое действие. Сотрудник под своим доступом находит нужный документ и проходит контрольный сценарий.
- Проверить запрет. На согласованных контрольных данных убедиться, что ограниченные сведения или действия недоступны в проверяемых местах. Испытание не должно удалять действующие документы.
- Повторить связанные операции. Если менялась общая роль, проверить затронутых сотрудников и передачу документа между менеджером и складом.
Если разрешённое действие не проходит, нужно разобраться, какого доступа ему не хватает. Возможно, закрыт нужный документ или неверно назначен владелец. Если сотрудник продолжает видеть согласованные закрытые сведения, проверяют конкретное место их показа и применённые настройки. В обоих случаях результат ещё не принят.
Доступ подключённых приложений и обмена с другими программами рассматривается отдельно. Нельзя автоматически считать, что настройки сотрудника ограничили все подключённые сервисы. Токен — программный ключ, с которым другое приложение обращается к МойСклад. Если он используется, полезна отдельная проверка доступа интеграции.
Что настроит CRMHUB и как принять работу
Настройка МойСклад под работу компании включает согласование нужных операций, настройку разрешений и проверку работы сотрудников. По этой задаче CRMHUB уточнит документы менеджера, склада и закупщика, согласует ограничения и исключения, проверит доступность настроек в подписке и настроит выбранные роли.
От компании нужен ответственный, который подтверждает, кому какие сведения и действия нужны. Интегратор не решает самостоятельно, должен ли менеджер знать закупочную цену или кто вправе менять документ после сборки.
Критерии приёмки:
- сотрудник выполняет согласованную операцию под своим доступом;
- закрытые сведения и действия ограничены в перечисленных проверенных местах;
- склад видит документы, по которым должен исполнить заказ;
- влияние общей роли проверено на назначенных сотрудниках;
- исключения и порядок запроса дополнительного доступа понятны ответственному;
- остаётся запись о проверенных сценариях и границах результата.
Если простой набор прав уже закрывает эти условия, усложнять его не требуется. После настройки ответственный должен понимать, как принимать изменение доступа, а не каждый раз расширять всё при первой жалобе.
Права определяют, что сотруднику разрешено. Дошёл ли заказ до исполнения и кто должен сделать следующий шаг — отдельный вопрос. Для него есть разбор контроля работы менеджеров и склада.
Не сработает, если никто не определил нужные действия
Нельзя одновременно требовать, чтобы склад исполнил заказ, и закрыть ему документы исполнения без согласованного способа работы. Сначала нужно определить операцию и допустимый доступ, затем ограничивать лишнее.
Если все пользуются одной учётной записью, проверка отдельных ролей не покажет реальную работу команды. Перед приёмкой потребуется организовать согласованный вход сотрудников под своими доступами. Это не повод раздавать административные полномочия каждому.
Вопросы перед настройкой прав
Нужен ли другой тариф?
До настройки проверяют доступность нужных индивидуальных прав в действующей подписке. Сведения о тарифной доступности в инструкции по правам и справке о выборе тарифа различаются, поэтому при неясности её уточняют у поддержки для конкретного аккаунта. Заранее покупать другой тариф или считать функцию доступной всем нельзя.
Можно ли дать всем менеджерам одну роль?
Можно использовать общий набор, если у людей действительно одинаковые операции и ограничения. Различающиеся обязанности нужно учесть отдельно. Одинаковая должность сама по себе не подтверждает одинаковые задачи.
Что подготовить перед разговором?
Достаточно одного примера: сотрудник видит сведения, которые нужно ограничить, или не может выполнить нужную операцию. Название документа полезно, если известно; готовая матрица и техническое задание не обязательны.