Товар лежит на складе, но менеджер не может уверенно обещать его покупателю: часть уже забронирована, часть числится в старых заказах, а ожидаемая поставка ещё не приехала. У производителя одежды или товаров для дома с несколькими менеджерами это быстро превращается в споры о наличии. Собственнику приходится выяснять, кому действительно нужен товар и какое обещание можно выполнить.
CRMHUB настраивает работу менеджеров и склада с резервами: согласуем основания для брони, настроим штатные возможности и проверим вместе с сотрудником, что происходит при оплате, отгрузке и отмене. Результат принимают по заказам: товар закрепляется в согласованный момент, связанная отгрузка уменьшает резерв, а отменённое обязательство освобождает запас по установленному правилу. Руководителю не приходится каждый раз вручную решать один и тот же спор.
Это задача настройки МойСклад под работу компании. Покупать новое приложение или заказывать разработку для начала не обязательно. Если причина в одном ошибочном заказе, может хватить исправления документа. Если несколько менеджеров регулярно удерживают товар по разным правилам, нужно наладить общий порядок и его выполнение в системе.
Что меняется после постановки товара в резерв
Резерв показывает обязательство по заказу, а остаток — количество товара в учёте. Поставили бронь — товар ещё не списан со склада. Оформили и провели отгрузку — количество в остатках изменилось.
В МойСклад резерв можно поставить и на товар, который только ожидается. Поэтому для решения «что отдать покупателю сегодня» важно понимать, на какое наличие опирается конкретное обещание. Общая цифра резерва сама по себе этого не объясняет.
В справке МойСклад показатель рассчитывается так:
Доступно = Остаток + Ожидание − Резерв.
Здесь «Ожидание» — количество из заказов поставщикам, которое должно поступить. Это ещё не товар на полке. Определения и формула приведены в официальной справке об остатках, резервах и ожиданиях.
Почему «Доступно» больше свободного наличия
Учебный пример. На выбранном складе числятся 12 одинаковых пледов. Из этих двенадцати 7 уже закреплены за действующим заказом. Ещё 10 должны поступить от поставщика; в этом примере они пока никому не обещаны. Фактическое наличие совпадает с учётом.
| Показатель | Число | Что это значит для решения об отгрузке |
|---|---|---|
| Остаток | 12 | Пледы находятся на выбранном складе |
| Резерв из этого наличия | 7 | Эти пледы уже обещаны по действующему заказу |
| Свободно из наличия | 5 | 12 − 7: не обещанная другим покупателям часть на полке |
| Ожидание | 10 | Будущая поставка, пока без резерва |
| Доступно | 15 | 12 + 10 − 7: показатель включает будущую поставку |
Если новый покупатель просит десять пледов сегодня, цифра «Доступно: 15» не подтверждает готовность этого заказа. В условиях примера свободны только пять. Остальные потребуют поступления или согласованного изменения прежнего обязательства.
Расчёт «12 − 7» работает здесь потому, что все семь зарезервированы именно из существующего наличия. Если часть резерва относится к будущим поступлениям, механически вычитать весь общий резерв из остатка для любого заказа нельзя. Проверяют конкретный склад, товары и обязательства, а затем подтверждают возможность сборки.
Как найти заказы, которые удерживают товар
Начните с одной спорной позиции. Уточните склад и конкретный вариант товара: размер, цвет, состав упаковки. Наличие похожего пледа или другой модификации не закрывает заказ покупателя.
Затем в разделе «Продажи → Заказы покупателей» найдите заказы с этой позицией и сопоставьте их с резервом. Для каждого важны четыре ответа:
- Покупатель ещё ждёт товар или заказ действительно отменён?
- Что согласовано об оплате и сроке сохранения брони?
- Был ли товар отгружен и связана ли отгрузка с этим заказом?
- Кто вправе продлить бронь или освободить товар?
Ограничение: возраст заказа не отменяет обязательства
Старый неоплаченный заказ не обязательно лишний. Компания могла согласовать отсрочку, индивидуальное изготовление или ожидание поставки. Снять все такие резервы одним действием — значит рискнуть уже данными обещаниями. Сначала ответственный подтверждает решение, затем сотрудник меняет документы.
Если товар физически отсутствует, хотя учёт показывает наличие, резервирование не исправит расхождение. Понадобится проверить движения и фактический запас; порядок разобран в статье об инвентаризации в МойСклад. Если расход оказался проведён раньше прихода, полезен отдельный разбор отрицательных остатков.
Как поставить и снять резерв в МойСклад
Для резервирования всего заказа откройте нужный заказ покупателя и установите флажок «Резерв». Для снятия резервирования снимите этот флажок. После изменения нажмите «Сохранить». Возможность резервировать отдельные позиции требует включения соответствующего поля в настройках; её применимость и права сотрудника стоит проверить перед изменением рабочего порядка.
После операции проверьте количество по нужному товару и складу. Ориентируйтесь на изменившийся резерв и связанные документы, а не только на внешний вид заказа.
Когда оформляется связанная с заказом отгрузка, резерв уменьшается на отгруженное количество. Флажок при этом может остаться установленным. Поэтому сама галочка не означает, что весь первоначальный объём до сих пор забронирован. И наоборот: отдельная отгрузка без связи с заказом не подтверждает, что его резерв закрыт. Правила постановки и снятия описаны в официальной справке о резервах.
Название статуса «Отменён» тоже не доказывает освобождение товара. Нужно проверить, какие действия происходят при его установке в вашей настройке: меняется только статус или одновременно снимается резерв. После согласованной отмены полезный результат — запас освобождён, а причина решения понятна сотрудникам.
Когда нужны запрет отгрузки и автоматическое снятие брони
Резерв и запрет отгрузки — разные настройки
В МойСклад есть отдельная настройка «Запретить отгрузку зарезервированных товаров» в настройках компании. Наличие резерва и включённый запрет — не одно и то же. Перед запуском нужно проверить запрет на тех операциях, которыми пользуется ваша команда: в том числе при отгрузке по связанному заказу и при попытке отпустить товар другому покупателю.
Если заказы приходят с сайта или из другой системы, отдельно проверяется поведение этого обмена. Нельзя переносить свойства одной настройки на все приложения. Одновременные заказы и задержки передачи остатков разобраны отдельно в статье о заказе в Битрикс24 при нехватке товара. Битрикс24 — система, в которой менеджеры ведут клиентов и сделки; её обмен с учётом требует своей проверки.
Автоматическое снятие возможно, но срок выбирает компания
Для повторяющихся действий используются сценарии — программные правила, которые выполняют действие при заданных условиях. В официальных шаблонах сценариев для заказов покупателя есть варианты автоматического снятия резервов по времени. Перед настройкой нужно проверить доступность этой возможности в вашем аккаунте и условия выбранного шаблона.
Срок из примера в справке не становится правилом для всех покупателей. Сначала решают, как отличать обычный неоплаченный заказ от оплаченного, частично оплаченного и предзаказа под будущую поставку. Затем выбирают условия снятия, порядок продления и ответственного за исключения. Иначе автоматическое правило будет аккуратно освобождать товар, который компания обязалась сохранить.
Что CRMHUB настроит и как принять результат
Итог работы — согласованные правила для менеджеров и склада, настроенные действия в системе и проверка, что сотрудник умеет по этим правилам провести заказ до отгрузки или отмены. Начать можно с одного склада и показательных заказов. От вашей компании нужны ответственный за правила продаж и сотрудник, который оформляет заказ или отгрузку. Готовить техническое задание перед обращением не требуется: правила и спорные случаи разберём в согласованном объёме работ.
| Что проверяем при приёмке | Какой результат ожидаем |
|---|---|
| Новый заказ и согласованный момент брони | Резерв появляется по принятому основанию, а не по привычке отдельного менеджера |
| Оплата или частичная оплата | Применяется согласованное правило сохранения, продления или постановки брони |
| Связанная отгрузка, в том числе частичная | Резерв уменьшается на отгруженное количество; оставшееся обязательство видно |
| Подтверждённая отмена | Товар освобождается по настроенному порядку; одно название статуса не подменяет проверку |
| Предзаказ под будущую поставку | Менеджер отличает ожидание от наличия и не подтверждает немедленную сборку по одному полю «Доступно» |
| Исключение или продление | Понятно, кто принимает решение и как сотрудник его отражает |
Результат настройки проверяем на согласованных заказах вашей компании. Конкретные действия, условия автоматических правил и объём обучения согласуются после разбора процесса. Если штатных возможностей достаточно, используем их. Если требуется обмен с другой системой, сначала проверяем поддерживаемые документы и поведение выбранного приложения; доработка обсуждается по выявленному ограничению.
Частые вопросы о резервах
Почему «Доступно» больше остатка?
Показатель включает ожидание по заказам поставщикам. Будущий товар может увеличивать «Доступно», хотя на складе его ещё нет. Для немедленной отгрузки нужны свободное фактическое наличие и проверка обязательств.
Снимается ли резерв автоматически?
Он уменьшается при связанной отгрузке. Для снятия по времени есть шаблоны сценариев. Нужное поведение зависит от документов и настроенных условий; одного статуса или возраста заказа недостаточно, чтобы считать бронь снятой.
Можно ли сразу снять все старые резервы?
Только после подтверждения, что действующие обязательства можно закрыть или изменить. Возраст заказа сам по себе не даёт такого основания. Для разовой ошибки достаточно исправить конкретный документ; повторяющиеся зависшие резервы требуют общего порядка.